Transférer les données vers un autre ordinateur

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Transférer les données vers un autre ordinateur

Vous pouvez avoir besoin de continuer à travailler sur un autre ordinateur, ou changer de machine en cas de problème.

  1. Munissez-vous d’une clef USB
  2. Sur le premier ordinateur
    Sauvegardez vos données
    menu Options – Sauvegardes – Sauvegarder l’agenda…
    Sélectionnez votre clef USB comme destination, et indiquez un nom de fichier (par exemple « Mon agenda »)
  3. Téléchargez et installez l’application Calendrier Xtra sur la nouvelle machine
  4. Restaurez la sauvegarde
    menu Options – Sauvegardes – Restaurer un agenda…
    Sélectionnez dans la clef USB votre fichier de sauvegarde

NB: Les données du Calendrier Xtra présentes sur la nouvelle machine seront remplacées définitivement !

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Programmer un anniversaire

Compte Epargne Temps (CET)
  • Choisissez le mois et le jour préféré dans le petit calendrier à gauche de l’écran.
Compte Epargne Temps (CET)
  • Cliquez sur Ajoutez une tâche
  • Puis cliquez sur Type pour choisir une couleur
  • Entrez un message dans la zone de texte

Pour que la date d’anniversaire soit mémorisée pour les années suivantes :

  • Allez dans Programmation
  • Cliquez sur tous les ans,
  • Et sélectionnez la date de fin
Compte Epargne Temps (CET)
  • Cliquez sur Valider
  • et votre message apparaîtra sur l’écran à l’emplacement indiqué.
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Configuration

  • Système d’exploitation : Windows 98, 2000, XP, (2003, Vista)
  • Processeur : 300 MGHz ou supérieur
  • Affichage : 1024×768 recommandé
  • Mémoire vive : 512 Mo
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Modifier le dossier des données

Les données de l’application sont enregistrées par défaut dans le dossier Mes documents\Calendrier Xtra
Cet emplacement a pour but de faciliter l’accès à vos données et de vous permettre aussi de les sauvegarder facilement.

Si vous souhaiter cependant changer ce dossier,

  1. Fermez le Calendrier Xtra
    menu Options – Arrêter l’application
  2. Placez vous dans le dossier d’installation 
    C:\Program files\Calendrier
  3. Créez un fichier texte contenant les informations suivantes :
    [Data]
    Localisation=C:\Mon dossier
    et enregistrez-le avec pour nom : Cld2000.ini
  4. Déplacez le contenu de votre dossier de données
    Mes Documents\Calendrier Xtra vers ce nouvel emplacement

Tant que ce fichier d’option sera présent dans votre dossier d’installation, c’est ce dossier qui sera pris en compte lors au démarrage .
En le supprimant, vous reviendrai à l’emplacement d’origine.

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Mise à jour annuelle

Rappel : Le Calendrier Xtra est un logiciel édité et diffusé gratuitement chaque année depuis 2001.
Il est volontairement limité au 31 décembre de l’année civile en cours, la mise à jour pour l’année suivante étant disponible dès Septembre.
Nous vous recommandons donc d’effectuer cette mise à jour avant la fin de l’année pour éviter tout interruption dans son fonctionnement.

L’installation de la nouvelle version (mise à jour) remplace automatiquement l’ancienne, et vos données antérieures sont conservés et toujours accessibles.

Important : Pour passer de 2008 à 2009, il ne faut pas désinstaller l’application, autrement les données antérieures seront effacées.

  1. Stopper l’application Calendrier Xtra
    menu Options – Arrêter l’application
    NB : Cette étape est indispensable, que ce soit pour une mise à jour, ou une désinstallation.
    En cas d’impossibilité, se reporter à la rubrique « Problèmes d’installation » en page 2.
  2. Confirmer la sortie de l’application en cliquant sur «Oui»
  3. Télécharger et installer l’application à partir de notre site internet

NB : Valider les demandes de confirmation, et passez outre les éventuels messages de Windows

Important : ne pas modifier le dossier d’installation du programme qui doit s’installer au même endroit que le précédent.

1ER CAS :
Message : «La date dépasse le 31/12/2008»
Contourner le problème en modifiant temporairement l’horloge :
– modifier la date de votre ordinateur : par exemple le 31/12/2008
menu Démarrer – Panneau de configuration – Date & Heure.
– puis, suivre la «Procédure de base» (étape 1,2,3) en page 1
– pour finir, remettre la date de votre ordinateur à jour

AUTRE CAS :
Si la procédure n’a pas été suivie correctement dès le début, notamment l’arrêt préalable de l’application, il est possible que certains messages d’erreur persistent : violation d’accès, erreurs à répétition.

1bis – Forcer l’arrêt de l’application :
 Au clavier, presser simultanément :
 Ctrl + Alt +Suppr
 Dans le Gestionnaire de tâches de Windows :
 1 – onglet Processus
 2 – sélectionner  « Cld2000.exe »
 3 – bouton « Terminer le processus »
 4 – fermer la fenêtre
 Poursuivre ensuite à l’étape 3 (page 1)

Exceptionnellement, notamment à cause de certains antivirus ou options de sécurité, il est possible que les données antérieures ait disparu après la mise à jour.

Dans ce cas, il faut restaurer la sauvegarde effectuée avant la mise à jour :
 menu Options -> Sauvegardes –> Restaurer une sauvegarde…

Autrement, pas d’inquiétude car l’application effectue une sauvegarde automatique des données avant la mise à jour.

1 – Stopper l’application Calendrier Xtra
  menu Options -> Arrêter l’application
Au cas où cette méthode ne fonctionne pas, utiliser la procédure 1bis
En passant par le « Poste de travail »

2 – Sélectionner le fichier
     Mes Documents \ Calendrier \ JOURS.ARCHIVE
     menu Edition -> Copier

3 – Ouvrir le dossier
    Mes Documents \ Calendrier \

4  – Enlever la base de donnée erronée
    supprimer le fichier JOURS.EDB

5 – Mettre en place la sauvegarde
    menu Edition -> Coller

6 – Mettre en place la base de donnée cliquer droit sur JOURS.ARCHIVE
   -> Renommer…
   et le renommer en JOURS.EDB

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Installation

  1. Téléchargez depuis notre site internet la dernière version de l’application.
  2. Cliquez sur le programme d’installation et validez les différentes étapes.
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Saisie groupée de congés

Question : ​Puis je créer un congés pour tous les salariés d’un service en une seule saisie ?

Exemple : 1 journée de CONGE PAYE imposé ?
C’est un besoin fréquent pour lequel une fonctionnalité particulière existe dans nos deux logiciels GECO MANAGER et TOP CONGES.

1/ Sélectionner le service

menu Suivi > Situation

Sélectionner dans la liste le service, ou tous les services si l’ensemble du personnel est concerné.
Puis cliquer sur le bouton &   (Ajouter à tous)

Compte Epargne Temps (CET)

2/ Saisie groupée

Dans la fenêtre de création de congé, en lieu et place du  nom du salarié est affichée la mention (Pour toute la sélection…) qui confirme le caractère global de la saisie.Lors de la validation (bouton Valider), une confirmation vous sera demandée.

Compte Epargne Temps (CET)

3/ Visualisation

menu Management > Planning

Compte Epargne Temps (CET)

4/ Annulation d’une saisie

Il est possible que vous ayez à modifier ou annuler une saisie groupée erronée.
Cliquer 2 fois sur n’importe lequel des congés en question.

le menu Options > Suppression groupée… est accessible et vous permettra d’annuler en une fois l’ensemble des congés concernés.

Compte Epargne Temps (CET)

NB : les contrôles de solde disponible ou de chevauchement de congés ne sont pas effectués individuellement lors d’une saisie groupée.

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Récupération d’heures et de weekend

Lorsque les salariés sont amenés à effectuer des heures supplémentaires, il est important de pouvoir déclarer, contrôler et valider ces événements, avant de pouvoir les cumuler dans un compteur de récupérations.
C’est cette chaîne de traitements que GECO MANAGER permet désormais de gérer de façon dématérialisée et décentralisée.

Dans la même logique vous pouvez aussi déclarer les jours travaillés supplémentaires sur des journées fériées ou des weekend.

La configuration se fait en 2 étapes :

1/ Définir (s’il n’existe pas) un compteur de RÉCUPÉRATION
menu Gestion > Tables diverses > Compteurs 
Si vous n’en avez pas encore, cliquez sur « Ajouter » pour créez ce compteur (en heures), qui cumulera les droits générés par les heures supplémentaires déclarées. 
N’oubliez pas d’activer l’option « gestion de droits et soldes ».

2/ Définir un compteur pour la déclaration HEURE SUPPLÉMENTAIRE
menu Gestion > Tables diverses > Compteurs 

Compte Epargne Temps (CET)

Bouton « Ajouter »
Indiquez que cet événement est une « PRESENCE » (et non une ABSENCE), en HEURES.
N’activez pas la « Gestion des droits et soldes » car la saisie doit être libre. Cochez « Usage particulier » « Heures supplémentaires ». Sélectionnez le nom du compteur de récupération (défini à l’étape 1) dans la liste  » A reverser dans ». Précisez à quelle date les droits seront acquis par rapport à l’événement générateur. Pour finir, sélectionnez le Workflow (circuit) de validation à appliquer pour cette déclaration d’heure supplémentaire.

Une fois le compteur en place, les salariés peuvent poser leur « demandes » en utilisant le même menu que pour les congés.

Compte Epargne Temps (CET)
  • Pour les déclarations d’heures supplémentaires : le jour doit impérativement être travaillé pour le salarié. Mais les heures ne sont pas contrôlées (sauf règles additionnelles).
  • Pour les déclarations de jours travaillés : le jour ne doit pas être travaillé, ou doit être férié.

NB : il est toujours possible d’ajouter des contraintes de validation complémentaires via le module Gestion > Règles de congés 

Dès la demande posée, les droits « Utilisés » sont mis à jour, et le droit généré peut être consulté dans le détail du compteur de RECUPERATION.
Dans l’exemple affiché, le droit généré est ouvert dès le 22/10, soit J-1 par rapport à la date de l’événement.

Compte Epargne Temps (CET)

En résumé :

Pour les heures supplémentaires

  • 1 compteur de « présence », sans droits, pour les déclaration (HS)
  • 1 compteur d’ « absence », avec droits, pour les prises d’heures de récupération (RCH)
Compte Epargne Temps (CET)

Pour les jours travaillés :

  • 1 compteur de « présence », sans droits, pour les déclaration (JT)
  • 1 compteur d’ « absence », avec droits, pour les congés de récupération (RC)
Compte Epargne Temps (CET)

L’unité du compteur de présence doit bien sûr correspondre à celle du compteur de droits. Et vous pouvez tout à fait définir plusieurs compteurs de présence pour différencier les types événements et appliquer des règles particulières de contrôle.

Pour être complet, notez que si vous avez plutôt besoin d’enregistrer des changements dans l’horaire de la journée avec des heures en plus ou en moins, mais sans visualisation dans le planning, utilisez plutôt le module de Suivi horaire (article à venir) qui est tout indiqué.

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Compte Epargne Temps (CET)

Le Compte Epargne Temps est un compteur qui a pour objet de « permettre au salarié d’accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d’une rémunération, immédiate ou différée, en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises ou des sommes qu’il y a affectées ». (source site du Ministère du Travail)

GECO MANAGER vous permet de le mettre en place facilement, et aussi de laisser la main à vos salariés pour poser leurs demandes de placement. En fonction de votre convention collective, vous pourrez préciser les contraintes particulières de volume global ou annuel, qui peuvent même varier selon le statut de vos salariés. Vous pourrez  également décider des compteurs dont les droits pourront être placés en CET.

1/ Définir un compteur pour stocker les droits CET

menu Gestion > Tables diverses > Compteurs

Compte Epargne Temps (CET)

2/ Préciser les compteurs pouvant être versés au CETmenu Gestion > Tables diverses > Compteurs

Compte Epargne Temps (CET)

Vous pouvez par exemple choisir de permettre le placement de CONGES PAYES et de RTT non pris. Pour chaque compteur, vous pouvez préciser si un nombre minimum de droits doit rester sur le compteur, et indiquer un volume maximum annuel.

3/ Définir les limites du compteur CET pour chaque statut de salariémenu Gestion > Tables diverses > Statuts

Compte Epargne Temps (CET)

Vous pouvez définir un volume maximum global, et un volume annuel pour le compteur CET.
Ainsi, les demandes de placement seront auto contrôlées dès la saisie par le salarié.

4/ Activer l’accès aux demandes de placement en CETmenu Administration > Paramètres généraux > Affichage

Compte Epargne Temps (CET)


Une fois la configuration terminée, la demande de placement en CET est activée.

Exemple d’utilisation :

5/ Le salarié pose sa demande

menu Mes droits

Compte Epargne Temps (CET)

L’agent sélectionne tout d’abord le compteur qu’il souhaite verser sur son compte CET.Il indique éventuellement l’année de droit au cas où il s’agirait d’un reliquat d’une année précédente.GECO MANAGER l’informe automatiquement des limites de sa saisie (paramètres du compteur et du statut).

La demande posée  adopte un style distinctif « encadré ».Elle ne pourra être validée que par un utilisateur Gestionnaire (service RH).

Compte Epargne Temps (CET)

6/ Le gestionnaire valide la demande

menu Mon équipe > Autres demandes en attente

Compte Epargne Temps (CET)

8/ Suivi des compteurs CET

menu Tableaux de bord > Compte Epargne Temps

Compte Epargne Temps (CET)


Dès la demande, le solde du compteur CONGÉS PAYE est mis à jour, ainsi que celui du CET.

Le Gestionnaire peut consulter la situation et l’évolution de l’ensemble des compteurs CET des salariés.