Compte Epargne Temps (CET)

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Compte Epargne Temps (CET)

Le Compte Epargne Temps est un compteur qui a pour objet de « permettre au salarié d’accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d’une rémunération, immédiate ou différée, en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises ou des sommes qu’il y a affectées ». (source site du Ministère du Travail)

GECO MANAGER vous permet de le mettre en place facilement, et aussi de laisser la main à vos salariés pour poser leurs demandes de placement. En fonction de votre convention collective, vous pourrez préciser les contraintes particulières de volume global ou annuel, qui peuvent même varier selon le statut de vos salariés. Vous pourrez  également décider des compteurs dont les droits pourront être placés en CET.

1/ Définir un compteur pour stocker les droits CET

menu Gestion > Tables diverses > Compteurs

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2/ Préciser les compteurs pouvant être versés au CETmenu Gestion > Tables diverses > Compteurs

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Vous pouvez par exemple choisir de permettre le placement de CONGES PAYES et de RTT non pris. Pour chaque compteur, vous pouvez préciser si un nombre minimum de droits doit rester sur le compteur, et indiquer un volume maximum annuel.

3/ Définir les limites du compteur CET pour chaque statut de salariémenu Gestion > Tables diverses > Statuts

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Vous pouvez définir un volume maximum global, et un volume annuel pour le compteur CET.
Ainsi, les demandes de placement seront auto contrôlées dès la saisie par le salarié.

4/ Activer l’accès aux demandes de placement en CETmenu Administration > Paramètres généraux > Affichage

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Une fois la configuration terminée, la demande de placement en CET est activée.

Exemple d’utilisation :

5/ Le salarié pose sa demande

menu Mes droits

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L’agent sélectionne tout d’abord le compteur qu’il souhaite verser sur son compte CET.Il indique éventuellement l’année de droit au cas où il s’agirait d’un reliquat d’une année précédente.GECO MANAGER l’informe automatiquement des limites de sa saisie (paramètres du compteur et du statut).

La demande posée  adopte un style distinctif « encadré ».Elle ne pourra être validée que par un utilisateur Gestionnaire (service RH).

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6/ Le gestionnaire valide la demande

menu Mon équipe > Autres demandes en attente

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8/ Suivi des compteurs CET

menu Tableaux de bord > Compte Epargne Temps

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Dès la demande, le solde du compteur CONGÉS PAYE est mis à jour, ainsi que celui du CET.

Le Gestionnaire peut consulter la situation et l’évolution de l’ensemble des compteurs CET des salariés.

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Règles et alertes

L’une des fonctionnalités principales de GECO MANAGER est la gestion des circuits de validation pour les demandes de congés des salariés. Mais cette transmission automatique des demandes sera d’autant plus efficace, que les données transmises auront été pré-validées par l’application de règles de gestions propres à votre entreprise.

Règles de congés

En plus de contrôler les dates, jours fériés et soldes de droits disponibles, la validation de chaque demande de congé peut donc être soumise à une série de règles de validation paramétrables.exemple : L’effectif minimum du service est de … personnes pour la période du … au …

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Alertes 

Dans certains cas, ces règles ne peuvent pas être appliquées à la saisie, mais doivent être vérifiées en permanence. exemple : Vous devez poser un congé d’au moins 10 jours entre le 01/05/2013 et le 31/10/2013Il s’agit dans ce cas d’alertes qui seront affichées suite à la connexion à l’application, dans la zone réservée à cet effet.

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Exemple de mise en oeuvre 

Question : Comment bloquer la saisie des CONGÉS ANNUELS 2012/2013 après le 31/03/2013 ?

menu Gestion > Règles de congés

  1. Sélectionner le Type de congé : CONGES ANNUELS
  2. Cliquer sur le bouton Nouveau
  3. Sélectionner le Critère « Congés de droit … limités au … » 
  4. Année (de référence) : 2012
  5. Date (limite) : 31/03/2013
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Le message surligné en jaune est celui qui apparaîtra lors de la saisie d’un congé ou d’une demande de congé ne satisfaisant pas à cette règle (voir ci-dessous) :

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En complément

Vous pouvez en définir autant de règles de congés que nécessaire, et ce pour chaque type d’absence. Il est d’ailleurs possible de les copier/coller d’un type d’absence à un autre.Elles seront toutes analysées successivement, et la liste des règles non respectées sera affichée dans la fenêtre d’avertissement, ou dans la zone d’information en bas de fenêtre s’il s’agit d’alertes.

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Gestion des droits DIF

Le Droit Individuel à la Formation (DIF) a été institué en France par la loi du 04 mai 2004 sur la formation professionnelle tout au long de la vie. Il permet à tout salarié justifiant d’un an d’ancienneté dans l’entreprise, de cumuler des crédits d’heures de formation dans la limite de 20 heures par an et 120 heures au total (soit 6 ans).
L’impératif d’une gestion précise de ce compteur devient d’autant plus importante, que depuis 2012 la plupart des salariés en CDI ont atteint leur plafond, et souhaitent pouvoir utiliser leur crédit.

Au-delà de la simple attribution d’un volume annuel aux salariés, GECO MANAGER inclus un module Calcul des droits DIFprenant en compte la date d’entrée du salarié, son contrat et son temps de travail. Plus encore, vous pouvez adapter le paramétrage en fonction des particularités de votre Convention Collective en termes de plafond, de droits annuels, d’ancienneté requise…

Etape 1 – Création du compteur DIF 

Créer tout d’abord un compteur dédié à la gestion du DIF tel qu’illustré ci-dessous.
menu Gestion – Tables diverses – Compteurs

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L’option droits et soldes étant activée, il est nécessaire d’indiquer que ce compteur sera crédité par le module de « Calcul des droits DIF » (autrement ce module ne sera pas fonctionnel). La durée de la journée standard doit par ailleurs être précisée, soit 420mn (7h) pour 35h hebdomadaires.

Etape 2 – Définition du barème 

menu Administration – Paramètres généraux – Calculs de droits

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Le barème d’attribution des droits annuels dépend du temps de travail du salarié (temps plein/temps partiel).
La mention % indique la simple application du prorata. Mais comme dans l’exemple ci-dessous, votre Convention Collective peut être plus favorable et attribuer le même droit aux salariés à 80%.
La durée légale de travail permet l’application d’un prorata temporis pour les salariés arrivés ou partis en cours d’année.
Le plafond de cumul est susceptible de modification si votre convention le prévoit, les droits proratisés étant généralement arrondis à l’heure supérieure.
Enfin la date de début de décompte permet de prendre en compte des cas particuliers.

Etape 3 – Paramétrage du contrat de travail 

menu Gestion – Tables diverses – Contrats

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Vous devez activer la gestion du DIF pour chaque type de contrat, et préciser le cas échéant l’ancienneté minimale requise.

Etape 4 – Calcul des droits et application 

menu Gestion – Droits – calcul du DIF
Ce module vous affiche tout d’abord sur la gauche le barème d’attribution des droits au prorata du temps de travail. Dans notre cas, le volume d’heures attribué est le même à partir de 80%.

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Puis le tableau principal récapitule, pour chaque salarié :
– les droits actuels (réels) disponibles au 1er janvier de l’année en cours.
– le total des droits calculés (théoriques) 
– puis pour chaque année depuis la mise en place : 
    – les droits acquis sur la base du barème et des périodes de présence du salarié 
    – les droits manuels (+) éventuellement attribués par le gestionnaire à l’entrée dans l’entreprise
    – les droits déduits (-) suite à la prise de congés DIF

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– pour la dernière année (année courante) les droits acquis sont indiqués entre parenthèses au prorata de la date, et non pris en compte pour le calcul.

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Il faut bien noter que ce module est une aide à la gestion des droits DIF et non un compteur automatique.
Les droits actuels (réellement disponibles) ne sont mis à jour que suite à la génération des droits calculés.
C’est la fonction du bouton Appliquer : 
– dans un premier temps les droits DIF existants sont Effacés
– puis ils sont à nouveau générés pour chaque année
Ceci afin de garantir la prise en compte de modifications éventuelles dans les historiques de congés ou d’affectations.  
Ce module vous affiche tout d’abord sur la gauche le barème d’attribution des droits au prorata du temps de travail. Dans notre cas, le volume d’heures attribué est le même à partir de 80%.
Puis le tableau principal récapitule, pour chaque salarié :
– les droits actuels (réels) disponibles au 1er janvier de l’année en cours.
– le total des droits calculés (théoriques) 
– puis pour chaque année depuis la mise en place : 
    – les droits acquis sur la base du barème et des périodes de présence du salarié 
    – les droits manuels (+) éventuellement attribués par le gestionnaire à l’entrée dans l’entreprise
    – les droits déduits (-) suite à la prise de congés DIF
– pour la dernière année (année courante) les droits acquis sont indiqués entre parenthèses au prorata de la date, et non pris en compte pour le calcul.
Il faut bien noter que ce module est une aide à la gestion des droits DIF et non un compteur automatique.
Les droits actuels (réellement disponibles) ne sont mis à jour que suite à la génération des droits calculés.
C’est la fonction du bouton Appliquer : 
– dans un premier temps les droits DIF existants sont Effacés
– puis ils sont à nouveau générés pour chaque année
Ceci afin de garantir la prise en compte de modifications éventuelles dans les historiques de congés ou d’affectations.  

Etape 5 – Ajustement manuel de droits DIF 

La portabilité éventuelle du DIF suite à une embauche ou un départ nécessite, outre le calcul standard, la possibilité d’ajuster les volumes. C’est la raison pour laquelle les droits générés par le module sont de type « automatique » et apparaissent avec une petite mention « dif » dans le module
menu Gestion – Compteurs individuels

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Pour la saisie d’un droit DIF manuel, assurez-vous simplement de ne pas cocher la case droit DIF automatique.

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Etape 6 – Consultation des droits  par le salarié 
Cette gestion détaillée par année et historisée permet de diffuser une information transparente aux salariés. 
dans le module Mon équipe – Droits à congés

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Vous avez par ailleurs la possibilité d’afficher le solde des droits DIF dans l’un des cadres d’information du module Mon équipe – Fiche individuelle en utilisant la variable $DRT_SOLDE(DIF) dans le menu de configuration (Administration – Profils individuels)

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N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire.

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Gérer les notifications par email

Dans le cadre du processus de demande validation(s) des demandes de congés, Geco Manager peut envoyer automatiquement des emails de notification aux différents acteurs. Cette fonctionnalité permet l’information immédiate du demandeur ou du responsable sans qu’il lui soit nécessaire de se connecter à l’application.
Il faut bien noter que les emails ne sont ici que qu’un moyen d’information supplémentaire et optionnel, qui n’interfère pas avec la validation proprement dite qui sera effectuée au sein du logiciel.

Le paramétrage des notifications autorise la gestion différenciée des types de demandes, la personnalisation des messages et la limitation du volume d’envoi ou des destinataires. 

1/ Paramétrer le serveur d’envoi d’email menu Paramètres généraux – Notifications email – Paramètres généraux d’envoi

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Les emails sont envoyés par le poste serveur. Vous devez configurer celui-ci comme s’il s’agissait d’un poste de votre réseau sur lequel vous deviez installer un client de messagerie comme Outlook Express ou Thunderbird. Si le serveur impose une authentification, cochez la case et indiquez un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Vous pouvez tester la configuration en renseignant votre adresse email dans la zone Test d’envoi.
Si vous souhaitez limiter fortement le volume d’email envoyés, cochez la case Limiter à 1 notification par jour et par destinataire, et adaptez les texte des messages (voir Etape 2).
NB : Cette étape est essentielle. Si votre test ne fonctionne pas, vous ne pourrez pas recevoir de mail de notification. Renseignez vous le cas échéant auprès de votre fournisseur d’accès afin de connaître l’adresse et le port SMTP, et éventuellement le protocole de sécurité SSL. Vérifiez également que des restrictions particulières ne sont pas imposées pour l’envoi d’email à vos collaborateurs à partir de votre poste serveur.

2/ Configurer le titre et le contenu des messages envoyés menu Paramètres généraux – Notifications email – Demande de congés

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menu Paramètres généraux – Notifications email – Information de demande de congés

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menu Paramètres généraux – Notifications email – Réponse aux demandes de congés

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Cochez la rubrique pour permettre l’envoi d’un email le cas échéant.
Cliquez sur le Titre et le Message pour définir le contenu de l’email. Le principe est celui d’un publipostage dans lequel vous rédigez le texte adéquat, enrichi de champs d’informations liées à la demande.

3/ Renseigner l’email du salarié 
Pour qu’un salarié puisse recevoir une notification (réponse) le concernant, son adresse email doit être renseignée dans sa fiche.
  menu Gestion – Table des salariés – Email de notification

4/ Renseigner l’email du(des) validateur(s) de chaque service
  menu Gestion – Organigramme des services

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Editez chaque service, et indiquez l’email des personnes devant recevoir les notifications à la rubrique @ Courriels de notification. Si vous n’avez qu’un seul niveau de validation, seul le champ Manager doit être renseigné.
NB 1 : la notification email est indépendante de l’affectation d’un manager à un service. Aussi lors d’un changement de validateur, penser à modifier l’adresse de notification pour le service.
NB 2 : vous pouvez indiquer l’adresse email de toute personne que vous souhaitez informer des demandes effectuées dans ce service (Service RH par exemple). Pour cela, séparez les différents email par des « ; » (point-virgules).
Si votre effectif est important, vous pouvez accéder à un assistant via le bouton Gérer les notifications depuis la liste des services. Vous pourrez ainsi pour attribuer et vérifier plus efficacement les email.

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5/ Définir les notifications à activer pour chaque type d’absence
menu Gestion – Tables diverses – Compteurs

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Editez les compteurs (types d’absences) pour lesquels vous souhaitez mettre en place des notifications (généralement Congés annuels, RTT, récupération…).
Dans la rubrique Workflow cochez les cases correspondant aux notifications souhaitées.
NB : Pour une demande de congé donnée, un email est envoyé au validateur à chaque création, modification ou suppression de la demande par le salarié.

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Personnaliser la fiche individuelle

Au-delà du simple choix des rubriques apparaissant dans la fiche individuelle, certaines peuvent être personnalisées quant à leur contenu, il s’agit des cadres : Situation (colonne 1 et 2) et Informations.
Vous pouvez y indiquer autant d’informations que nécessaire issues de la table des salariés, des différents historiques de carrière, etc.

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Le paramétrage se fait par le menu Administration > Profils individuels
Chaque statut d’utilisateur dispose de son propre jeu de données. Il est par exemple possible de donner au salarié une vue complète sur les données stockées le concernant, et à son manager une vue plus restreinte.

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Pour ajouter une donnée, il suffit d’indiquer le nom du champ correspondant.

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En plus des champs de la base de donnée, il est possible d’afficher des valeurs calculées comme l’âge, l’ancienneté dans le service, les enfants, etc.

N’hésitez pas à nous consulter pour plus d’informations.

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Lier des documents externes

Le fiche individuelle de Geco Manager apporte au salarié et à son cadre une vision synthétique sur sa situation telle qu’enregistrée dans la base de donnée. Mais ces informations ne sauraient être exhaustives, aussi il est nécessaire de pouvoir recourir à des documents externes via des liens hypertexte facilement accessibles.
Ci-dessous la rubrique Informations donne accès :

  • à la fiche de poste via un lien sur l’intitulé de l’emploi
  • au CV du salarié
  • à ses dernières fiches d’évaluation
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Les documents étant stockés dans un dossier du serveur (ou ailleurs dans votre réseau), le clic sur le lien recherche automatiquement ceux correspondant au matricule ou au code emploi du salarié, et les télécharge.
Pour peu que le poste de consultation soit équipé des logiciels adéquats, les documents de type PDF, DOC, XLS, JPG… seront ouvert directement en consultation.

La configuration de ces liens se réalise comme pour les champs de base via le menu Administration > Profils individuels (voir l’article à ce sujet).

Quelques exemples :

Le lien sur l’emploi affichant la fiche de poste se paramètre comme suit :
  EMP_LIBELLE [docs\postes]
Les fiches de poste doivent simplement être placées dans le chemin (absolu ou relatif) désigné, et avoir un nom débutant par le CODE de l’emploi.

Le lien donnant accès au CV :
  Curriculum Vitae[docs\cv]

Les fichiers de CV doivent avoir un nom débutant par le MATRICULE du salarié.
Remarque : si plusieurs fichiers sont détectés, une liste de choix sera proposée.

Le lien donnant accès aux 3 dernières fiches d’évaluation :
  Fiches d’évaluation[E:\evaluations]#3

Les fichiers se trouvent sur le disque E du serveur, ils doivent avoir un nom débutant par le MATRICULE du salarié, et contenant la date de l’évaluation au format AAAA-MM-JJ

N’hésitez pas à nous consulter pour plus d’informations.

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Changement de situation d’un salarié

L’une des nécessités permanentes du service du service du personnel est de tenir à jour son fichier.
Cette gestion traditionnellement manuelle est une source de latences importantes, et d’erreurs potentielles.

La fiche individuelle de Geco Manager est le point d’accès privilégié du salarié aux principales informations le concernant. Aussi lorsqu’il détecte une erreur dans son numéro de téléphone, ou son adresse, il est logique qu’il puisse agir et faire remonter immédiatement l’information.
Le bouton Déclarer un changement permet d’initier ce traitement.

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Un certain nombre d’évènements standards peuvent être déclarés :

  • changement de téléphone personnel
  • changement d’adresse
  • modification d’état-civil
  • naissance ou modification du statut d’un enfant (à charge, scolarisé…)
  • ainsi que des modifications sur les champs complémentaires de la fiche salarié.

Vous pouvez configurer cette liste dans menu Administration > Profils individuels > Signaler un changement

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Une fois la demande effectuée par les salarié, elle est visible et modifiable via un lien dans la rubrique Demandes en attentede sa fiche individuelle.

La consultation et la validation proprement dite est du ressort des gestionnaires RH via le module Mon équipe > Autres demandes en attente

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L’acceptation effectue automatiquement la modification dans la base, sans nécessité de recopie.
Les changements effectués sont répertoriés dans la table d’historique (menu Gestion > Historique des tables).

Remarque : un paramètre Justificatif permet d’imposer l’indication d’une date de réception du justificatif au service RH. Le Tableau de bord > Justificatifs de changement aide au suivi du traitement de ces demandes.

N’hésitez pas à nous consulter pour plus d’informations.

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Fiche individuelle

La Fiche Individuelle est le point d’entrée par défaut de l’utilisateur qui se connecte à Geco Manager, et affiche les informations générales de situation d’un salarié.

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L’affichage des différents cadres : Photo, Identité, Horaire, Situation…, est paramétrable pour chaque statut d’utilisateur via le menu Administration > Profils individuels

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Un affichage du plus simple au plus complexe est donc possible pour les salariés.Par exemple : 

Ainsi un salarié peut avoir accès à toutes les informations le concernant, alors que son cadre n’aura accès qu’à ses informations non personnelles, mais verra en plus des données sur son ancienneté.
N’hésitez pas à nous consulter pour plus d’informations.

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Règles de validation

Au-delà de la définition de circuits de validation, Geco Manager dispose d’un système sophistiqué de contrôle des saisies.
La validité de chaque demande est vérifiée avant d’être introduite dans le workflow de décision. Cette étape automatisée limite les risques d’erreurs, et réduit le besoin de contrôle pour les ressources humaines.

Ces contrôles sont de plusieurs types :

  • les contrôles de saisie qui consistent à s’assurer que le congé est techniquement correct : dates de début et de fin, jours fériés, weekend, selon que le mode de décompte est en jours, demie-journées ou en heures.
  • les contrôles liés au salarié pour la cohérence de la saisie avec les données d’affectation  : horaires de travail, contrôle des droits disponibles, chevauchement de congés…
  • les contrôles dynamiques qui font appel aux règles de validation.

Dans le menu Gestion > Règles de validation, il est possible de d’associer à chaque type d’absence un nombre illimité de critères paramétrés appelés règles. Celles-ci sont autant de contraintes successives qui seront automatiquement appliquées au moment de la validation. Les règles (26+) sont basées sur des modèles prédéfinis disponibles. Quelques exemples :

  • L’absentéisme minimum autorisé est de …%
  • Le solde de … doit être nul pour poser ce type d’absence
  • Interdit entre le … et le …
  • La durée du congé doit être comprise entre … et …
  • etc…

Les blancs « … » sont autant de paramètres vous permettant d’ajuster les contrôles à votre Convention Collective et à vos règles de gestion.En cas de non respect d’une ou plusieurs règles, les messages d’erreur correspondants sont affichés, et la saisie est bloquée.

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Remarque : Les utilisateurs de statut Gestionnaire ont toujours la possibilité d’outrepasser explicitement les règles.  Mais l’ensemble de ces violations est désormais consigné dans le menu Tableaux de bord > Validations forcées.

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Avec l’augmentation du nombre de fonctionnalités, et donc de modules, l’interface de Geco Manager peut peut intimider certains utilisateurs.
L’existence de domaines de compétence parmi vos gestionnaires, votre politique d’accès aux informations, ou votre degré d’utilisation de l’outil peuvent justifier de masquer certains modules à tout ou partie des utilisateurs.
menu Administration > Profils de menus

Profils de menus
  • Interface Agent 
    le profil est unique et donc appliqué à tous les utilisateurs de Geco Agent. Notez que ce menu est également utilisé dans la rubrique Mon compte de Geco Manager.
    Il est possible d’y choisir le module sur lequel doit s’ouvrir l’application.
     
  • Interface Manager
    il y a 5 profils personnalisables, dont un par défaut. Ces profils peuvent être nommés en référence à la fonction des utilisateurs qui y seront associés.
    Notez que la personnalisation du profil par défaut est a effectuer en priorité, car elle s’appliquera automatiquement aux utilisateurs préexistants et à tout nouvel entrant.

menu Administration > Gestion des utilisateurs

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Les profils définis, peuvent ensuite être associés à chaque utilisateur.