Envoi d’email au salarié

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Envoi d’email au salarié

L’usage premier de TOP CONGES est la planification et la gestion efficace des congés en réseau.
Il est donc fréquemment utilisé en complément d’un processus papier (ou email) de suivi des demandes de congés des salariés. C’est dans ce cadre qu’il nous a déjà été demandé de permettre l’envoi de confirmation de saisie, ou de récapitulatif de droits par email.

Nous avons donc introduit 2 systèmes de d’envoi d’email (manuel) au salarié :

  • le premier pour envoyer une confirmation de la saisie d’un congé
  • le deuxième pour permettre l’envoi d’une fiche de situation 

Voici comment les utiliser :

Etape 1 – Renseigner les adresses courriel
Editez tout d’abord la fiche salarié et renseignez le nouveau champ « Adresse mail »
menu Gestion – Tables – Salariés
Etape 2 – Personnalisez le texte des email qui seront générés
menu Fichier – Paramètres – Notifications email
Pour la notification de situation, il s’agit d’un simple message (et son titre) qui accompagnera la fiche de situation en pièce jointe du message.
La notification d’un congé sera elle beaucoup plus adaptable. L’utilisation de champs de fusion vous permettra d’indiquer dans le corps du message des informations précises sur le congé validé (NOM, PRENOM, NATURE, DATE, DUREE, SOLDE, INFO).

TOP CONGÉS – version 3.960

Etape 3 – Notification d’un congéValidez simplement votre congé en cochant si besoin la case d’option « notifier par email ».
Remarque : vous pouvez activer cette case par défaut pour certains Types d’absences
 menu Tables – Absences & Autres  – option « notifier par email »

TOP CONGÉS – version 3.960

Le message généré est visible dans votre client mail par défaut (Outlook, Thunderbird, Windows Mail…).
Il est personnalisé avec les informations du congé et prêt à être envoyé.

TOP CONGÉS – version 3.960

Etape 3bis – Envoi d’une situation
Les utilisateurs de statut Administrateur et Gestionnaire peuvent utiliser le bouton « Envoyer » pour transmettre facilement la fiche de Situation d’un salarié (droits, soldes et historique).

TOP CONGÉS – version 3.960

Conclusion

TOP CONGES vous apporte avec ces nouvelles options un moyen de réponse rapide aux demandes d’informations de vos salariés, même s’ils n’ont pas accès à l’application.

Mise à jour 04/2014
TOP CONGES  [édition Professionnelle] inclus une option supplémentaire vous permettant d’envoyer les messages de façon transparente via l’application serveur (SMTP).

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Solder & reporter des droits

Le changement de période de congés au 1er juin dans la plupart des entreprises est l’occasion de se poser la question des soldes de congés annuels non consommés.

Que vous choisissiez de laisser ouverts les droits antérieurs, de les reporter ou de les solder,  TOP CONGES vous permet de conserver vos usages.

NB :  Quand vous saisissez une absence, vous indiquez le type, mais aussi l’année du droit consommé. Les compteurs de chaque année sont donc distincts, et il n’y a a aucun obligation de les purger.

Néanmoins, vous pouvez choisir de reporter des soldes 2010 vers 2011 par exemple, et conserver ainsi un seul compteur. Pour ce faire, il suffit dans le module Gestion – Droits de créer une ligne de débit « -X » (négatif) pour 2010, et une ligne de crédit « X » sur l’année 2011…
Mais si vous avez un nombre important de salariés, cela peut s’avérer fastidieux.

Désormais le nouveau module « Gestion – Solder et reporter les droits » vous permet de réaliser cette opération en quelques clics, pour un salarié ou pour tout votre effectif.

TOP CONGÉS – version 3.960

Dans l’exemple ci-dessus, le solde des congés annuels 2010 du salarié sélectionné est reporté vers 2011, avec une date d’acquisition au 01/06/2011.

TOP CONGÉS – version 3.960

Nous pouvons vérifier dans « Gestion – Droits » que les lignes correspondantes ont bien été générées.

Notez qu’elles portent l’indication en bleu « [groupé] » qui signale une saisie globale. Un nouveau bouton permet la suppression un un clic de toutes les lignes groupés provenant de la même opération de report, ou de saisie groupée.

Cette fonctionnalité est disponible dans TOP CONGES  [édition Professionnelle] et dans GECO MANAGER. 

Pour être complet, précisions que dans GECO MANAGER le mécanisme de report de droits va un peu plus loin. Dans l’optique de la gestion du compte épargne temps (CET), il permet d’indiquer un plafond de report, et de prendre en compte les éventuels reports successifs.

Comme toujours, n’hésitez pas à nous consulter pour toute information complémentaire.

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Du tableur au logiciel RH

Parmi les logiciels bureautiques d’entreprise, il en est un très apprécié des gestionnaires : le tableur (Microsoft Excel ou Open Office Calc).
Devis, factures, fiches de paie, tableaux de bord, plannings, suivi de compte… Cet outil très versatile a su se faire une place de choix dans la gestion de l’entreprise. Véritable couteau suisse des gestionnaires et des cadres, c’est aussi un auxiliaire indispensable pour prototyper des processus métiers nouveaux dont les contours ne sont pas encore finalisés.

Néanmoins, c’est par un choix et un usage éclairé de ses outils de gestion que l’entreprise peut tirer le meilleur avantage de son informatisation.

Selon notre expérience, la gestion et planification des congés est clairement un domaine où des gains de productivité importants peuvent être réalisés.
Une solution tableur bien que très souple, présente nombre de contraintes d’importance variable selon la taille et l’organisation de l’entreprise.

D’un point de vue organisationnel le management collaboratif, la standardisation des règles, la séparation des rôles, la transparence et la traçabilité sont difficilement intégrables.
D’un point de vue technique la pérennité de l’investissement en développement et en compétences, la compatibilité (versions logicielles), la politique de sauvegarde et la sécurité posent également problème.

En migrant vers une application standardisée comme Top Congés, l’entreprise conserve son environnement bureautique familier, ses données en interne, et des performances optimales. Les processus métiers de la gestion des congés sont encapsulés et donc transparents pour des personnels non spécialistes. La saisie, le contrôle, le suivi et le partage sécurisé des informations en réseau est possible en toute convivialité.
Top Congés est proposé en licence illimitée à partir de 5 euros par salarié, l’investissement est donc pérenne et amorti très rapidement.

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TOP CONGÉS – version 3.965

– Décembre 2016 –

Situation > menu Fichier > Imprimer la fiche 

* [new] option imprimer les « autres absences » 

=> menu Fichier > Paramètres > Congés > Impression de la fiche

* [upd] Cumuls : indication de l’unité

* [upd] Historique : libellé « CONGES PRIS »

Images intégrées 6

Situation > Droits & cumuls

* [new] colonnes pour l’année N-2 

=> menu Fichier > Paramètres > Personnalisations > option « afficher les droits N-2 »

Images intégrées 1

* [new] possibilité de ne pas déduire les droits négatifs, et de les inclure au cumul 

=> menu Fichier > Paramètres > Congés > Divers > option « Acquisitions de droits (négatifs) décomptées en Cumul »

 => les Acquisitions négatives (régularisations) n’impactent plus les droits annuels, elles sont incluses dans le Cumul avec les congés
Situation > cadre Informations salarié

* [new] possibilité de masquer individuellement les champs complémentaires selon le statut de l’utilisateur

 => menu Fichier > Paramètres > Champs salariés > Champs complémentaires

Images intégrées 2

Gestion > Tables > Salariés

* [new] possibilité de masquer individuellement les colonnes de champs complémentaires selon le statut de l’utilisateur 

* [new] Dialogue : champs complémentaires : passage de 3 à 8 champs

* [new] Dialogue : champs complémentaires : liste de choix optionnelle  => menu Fichier > Paramètres > Champs salariés > Champs complémentaires 

Images intégrées 4

Gestion > Tables > Types d’absence

* [new] option « Notification » > « sauf les modifications ultérieures »

=> pas de notification au salarié des modifications effectuées après la date de validation
Gestion > Droits

* [new] filtre »Année » pour limiter les données affichées* [new] filtre »Type » pour limiter les données affichées

* [new] affichage du total Acquis en bas de tableau si « Année » et « Type » sont spécifiés

Images intégrées 5

Fichier > Paramètres

* [upd] nouveau découpage des options de Personnalisation

* [upd] suppression de l’option « Réserver les champs additionnels aux Gestionnaires » (remplacée par le paramétrage individuel des champs complémentaires) 

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TOP CONGÉS – version 3.960

Tables > Types d’absences

* [new] option « droit cumulé (CET, CPF…) »   

=> gestion de compteurs pluri-annuels Compte-Epargne-Temps, Compte Personnel de Formation, etc. 

Images intégrées 2

    => le solde de chaque année inclus celui des années précédentes

Images intégrées 3

Situation

* [new] choix « (Anciens salariés) » dans le sélecteur de services 

  => l’historique et les soldes des anciens salariés sont ainsi accessibles plus rapidement.
     NB : l’option est réservée aux utilisateurs Gestionnaires et Administrateurs
* [new] nouveau cadre d’information salarié (à gauche) 

=> il reprend les informations du bouton « Informations salarié »

Images intégrées 6

* [upd] restriction possible des champs additionnels Salariés 

=> Paramètres > Personnalisations > Modules > « Réserver les « Champs additionnels aux gestionnaires »​
Planning

* [upd] masquer les informations de validation en plus du commentaire    => Tables > Types d’absences > option « affichage restreint du commentaire »
Demandes en attente* [fix?] correction des dimensions des lignes à l’ouverture
Dialogue Congé > Fiche d’absence* [fix] correction des dates et durée imprimées