TOP CONGÉS

Gestion des horaires et des absences.
Choisissez de votre mode d'organisation, et gardez la main sur vos données.
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TOP CONGÉS est apprécié depuis 2005 pour sa mise en oeuvre aisée et sa richesse fonctionnelle.
Il allie désormais la disponibilité d’une application de bureau, à la souplesse d’une offre à la carte.

Découverte en images

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Droits, congés et historiques par salarié

Le module Situation est le point central de votre gestion, il détaille la situation de chaque salarié.
C'est l'une des vues à laquelle il aura accès via son compte personnel.
D'ici il est possible de saisir des absences, poser des demandes de congés, imprimer un récapitulatif ou déclarer son horaire de la journée.

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Saisie d'un congé

En fonction de ses droits, l'utilisateur peut saisir ou demander un congé. La durée du congé calculée tient compte de l'unité, des jours fériés, des horaires de travail et des options de décompte configurées pour le type d'absence. La validité de cette saisie est de plus soumise à certains contrôles paramétrables, notamment le solde disponible et les délais autorisés.

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Gestion des demandes de congé

Suite à la réception d'un email de notification, chaque Manager peut consulter la liste des demandes de ses collaborateurs.
Les demandes apparaissent comme hachurées jusqu'à leur validation en congés.
La validation ou le refus génèrent un email automatique adressé au salarié (ou au validateur suivant).

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Planning de congés des salariés par service

Le planning sur 12 mois est accessible par service en fonction des droits d'accès de chaque utilisateur. Les couleurs sont paramétrables.
C'est également un point d'entrée pour la saisie et la modification rapide de congés.
Le regroupement des lignes se fait suivant différents critères, et la vue est imprimable ou exportable vers un tableur.

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Calendrier individuel

La répartition visuelle des congés de l'année est présentée dans un format familier aux salariés. Les couleurs du planning sont personnalisables, et les vacances (scolaires) sont également affichées, si vous les avez définies. Ce module est en consultation seule, mais peut être imprimé.

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Types de congés

Définissez librement jusqu'à 99 types de congés.
Une rubrique "Type" permet de configurer également des événements "autres" (astreintes, déplacements...) qui seront visualisables en parallèle dans le planning.
De nombreuses options vous permettrons de contrôler l'accès, le mode de décompte et les restrictions liées à chaque congé. .

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Pointage

Cette interface vous permet de renseigner les horaires précis, tout en gardant un oeil sur les congés.
Modifiez ponctuellement les horaires théoriques, visualisez les horaires déclarés par les salariés, validez les horaires qui seront effectivement pris en compte.
Les variations sont visualisées graphiquement par un débordement des cadres.

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Pointage hebdomadaire

Retrouvez ici les heures validées, consolidées sur la semaine.
Les congés restent visuellement présents pour faciliter la compréhension.
Les cumuls sont disponibles par service, et groupes.
Ces données peuvent être exportées vers un tableur pour être exploitées.

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Tableaux de bord

Dans cet onglet sont disponibles des tableaux paramétrables pour vous permettre de suivre les historiques, stocks de droits, ventilations...
Les données sont filtrées par service, période, type d'absence, statut des congés...
Ces informations peuvent être triées par colonne, imprimées et exportées vers un tableur.

TOP CONGÉS autorise un partage précis et sécurisé des accès et des saisies en fonction de vos choix de gestion.
C’est un outil de collaboration polyvalent au service d’un management efficace et serein.

Edition Standard

  • Gestion de tous types d'absences
    Jusqu'à 99 types de congés/absences (en jours, 1/2 journée ou heures), avec leurs codes couleurs, lettrage, options de décompte, niveaux d'accès et options de notification.
  • Données salarié
    Information de base et de classement, photo, champs complémentaires et rubriques de tri personnalisables pour le planning.
  • Exportation vers Excel®
    Les tableaux de données sont exportables au format XLS ou XLSX, y compris le planning de congés (avec des limitations).
  • Planning général
    Le planning propose un affichage fin des congés/demandes, demi-journées, heures, lettrage, annotations. Il peut être zoomé en dimensionnant les colonnes et les lignes, regroupé en fonction de rubriques des salariés. Un planning parallèle permet de visualiser/mixer des événements qui ne sont pas des absences (ex. astreintes, déplacements...).
  • Horaires alternés
    Les horaires sont définis sur la base de modèles hebdomadaires types affectés aux salariés. Il est possible d'en indiquer pour les semaines paires et l'autre pour les impaires.
  • Serveur multi-base
    A partir d'une même installation, vous pouvez gérer plusieurs structures dans des bases de données distinctes (licences supplémentaires requises).
  • Droits d'accès
    Le contrôle des habilitations se fait par statut utilisateur et par service. Par ailleurs pour chaque type de congé est défini un niveau d'accès. L'application peut être utilisée simultanément en réseau par autant d'utilisateurs que de salariés.
  • Saisies groupées
    Les congés et les droits peuvent faire l'objet de saisies groupées par service, ou sur une sélection arbitraire de salariés.

Edition Professionnelle

  • Demandes de congés
    Chaque salarié peut disposer d'un compte utilisateur saisir ses demandes de congés, qui doivent ensuite être validés par son supérieur selon le circuit de validation du type congé défini en 1 ou 2 étapes.
  • Notifications email
    Les demandes de congés peuvent générer automatiquement des emails personnalisés à destination du validateur, et un autre en retour pour la réponse. Il est possible aussi de notifier automatiquement les saisies effectuées.
  • Documents annexes
    Un module est consacré à la gestion des pièces jointes (PDF, DOC...) qui sont associables à un congé, une attribution de droits, ou à un salarié en général.
  • Report de droits
    Possibilité de transférer tout ou partie du solde d'un compteur d'une année à une autre, ou d'un type vers un autre (ex. compte épargne temps). Des arrondis de droits sont également réalisables par les gestionnaires.
  • Journal des saisies
    Les saisies dans l'application sont tracées par utilisateur dans la base de donnée. Ces informations sont accessibles aux gestionnaires RH pour contrôle. Il est possible de comparer des versions successives d'une fiche, ou de visualiser toutes les saisies effectuées à une date précise.
  • Export vers la Paie
    Les droits ainsi que les jours de congés peuvent être exportés directement dans des formats classiques exploitables par votre logiciel de Paye.
  • Déclaration horaire
    Chaque salarié peut déclarer son horaire. Ce pointage pourra être confirmé par le manager, ou modifié avant validation.
  • Filtres, annotations dans le planning
    Un filtre autorise une vue simplifiée du planning en masquant certains types de congés en vue d'une exportation ou d'une impression par exemple. Des annotations peuvent être ajoutées aux cases pour faciliter la gestion.

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(1) 20 licences minimum, par tranches de 10 salariés.
(2) A l’expiration de votre location vos données restent chez vous et accessibles en consultation et exportation.
(3) Déploiement sur un réseau local ou distant (VPN). Utilisation de l’adresse IP du serveur ou simple raccourci vers un dossier réseau.
(4) Support technique et assistance illimités par email, téléphone.
(5) Autant de connexions individuelles que de salariés, voire plus si nécessaire.
(6) Aucune limitation dans l’utilisation de vos données, même après expiration de votre support.
(7) Par exemple 5 utilisateurs maximum pour une licence de 50 salariés.
(8) Support client et assistance illimités par email, téléphone et télé-assistance si besoin sur RDV.
Le support vous permet également d’accéder à l’achat d’extensions de salariés, ou d’upgrade (Standard vers Professionnel) en ne payant que la différence.
(9) Il n’est pas possible de réactiver le support suite à une interruption. Mais vous pouvez « mettre à niveau » votre licence à tarif préférentiel « ancien client ».

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