Documentation TOP CONGÉS 4

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Documentation TOP CONGÉS 4

MODULE CLIENT

L’accès à l’application nécessite une identification de l’utilisateur :

  • Utilisateur : Votre identifiant de connexion qui est défini par l’administrateur (admin).
    Le nom du dernier utilisateur connecté apparaît automatiquement dans cette zone.
  • Mot de passe : Code confidentiel que vous définissez et pouvez changer à votre guise.
    A la création d’un utilisateur, le mot de passe est initialement identique au nom d’utilisateur. Il est ensuite possible de le modifier.
    Important : La saisie tient compte des majuscules/minuscules.

Par exemple, après l’installation initiale de l’application, les valeurs suivantes sont définies :

  • Utilisateur : admin
  • Mot de passe : admin

Le bouton Options… permet de modifier les paramètres de la connexion au serveur.

  • Hôte/IP : Adresse IP ou nom réseau du poste serveur.
    Par défaut localhost est le nom de l’ordinateur local, l’adresse IP correspondante est de la forme 127.0.0.1
    Consultez l’administrateur réseau ou le logiciel serveur pour connaître la valeur à attribuer lors de l’installation.
  • Port : Port d’accès (canal de connexion) au serveur.
    La valeur par défaut est 8090. En cas de changement elle doit toujours être égale à celle définie sur l’application serveur.

Les messages d’erreurs suivants peuvent apparaître :

  • Erreur de connexion
    L’utilisateur n’existe pas ou le mot de passe est incorrect.
  • SERVEUR INDISPONIBLE – Sortie de l’application
    L’application serveur n’est pas lancée, ou l’accès au serveur par le réseau n’est pas possible avec les paramètres (Hôte/IP et Port) fournis.

Après la connexion la barre d’outil en haut de l’écran s’enrichit de commandes d’accès aux différents modules en fonction des droits d’accès de l’utilisateur.

Les commandes d’exportation et d’impression sont disponibles dans l’ensemble de l’application par les menus
menu Fichier – Imprimer et menu Fichier – Exporter.

Il existe différents cas d’impression :

  • Situation : une fiche regroupant l’ensemble des informations sur le salarié est affichée en aperçu, et imprimable.
    Notez que l’historique imprimé correspond à l’onglet sélectionné congés/autres absences
  • Calendrier : un dialogue permet de définir le titre, le pied de page, et quelques autres options
  • Planning : un dialogue permet de définir le titre, le pied de page, la période (entre janvier et décembre de l’année sélectionnée), le nombre de mois par page, et le nombre maximum de salariés par page
  • Synthèse : un assistant donne accès au choix des colonnes et des lignes à imprimer, puis aux titre, bordures, pagination, etc
  • Graphiques : l’impression n’est pas possible directement, la commande débouche sur l’option d’exportation.
  • Gestion des tables : un assistant donne accès au choix des colonnes et des lignes à imprimer, puis aux titre, bordures, pagination, etc

Cas d’exportation :

  • Situation : cliquer tout d’abord dans la grille à exporter, avant d’exécuter le menu.
    Dans le dialogue d’assistance, sélectionner les colonnes, puis les lignes, et définir éventuellement un titre.
    Il y a ensuite 3 possibilités d’exportation :
    • presse-papier (copier/coller) : il suffira de choisir menu Edition – Coller dans le logiciel choix
    • fichier Microsoft Excel (si disponible) : le nom du fichier est demandé
    • fichier délimité .CSV : le nom et le séparateur (; par défaut) à utiliser vous sont demandés
  • Calendrier : un nom de fichier est demandé. La partie visible de du planning sera exportée au format JPG.
    Cette image pourra ensuite être intégrée dans n’importe quel traitement de texte ou logiciel de dessin pour être mise en page et imprimée.
  • Planning : voir Calendrier.
  • Synthèse : voir Situation.
  • Graphiques : un nom de fichier est demandé. Le graphique sera exporté au format WMF (clipart).
  • Gestion des tables : voir Situation.
  • Modification : Double clic dans la ligne pour accéder au dialogue de modification.
  • Redimensionnement : Double clic dans l’entête entre deux colonnes pour adapter automatiquement la largeur de celle de gauche à son contenu. Ou tirer sur la poignée pour dimensionner librement.
  • Tri : Clic dans l’entête de la colonne pour la trier. Un deuxième clic inverse l’ordre de tri, un triangle jaune indiquant le sens de ce tri.
    Pour ajouter un 2ème niveau de tri, cliquer dans l’entête en maintenant la touche Majuscule (ou Shift) enfoncée. Un numéro indique l’ordre hiérarchique des index (1 et 2).

Synthèse de la situation de chaque salarié au regard des congés.
Le “service” (en haut à droite) sélectionné détermine les salariés qui pourront être visualisés.
Cette mention de “service” peut être personnalisée dans les paramètres.

  • Droits & cumuls
    Les données sont indiquées pour 3 années de droit (précédente, en cours, suivante).
    Cet intervale peut être réduit dans les paramètres, ainsi que le format d’affichage de l’année (ex. 2006/2007)
    Pour chaque année et chaque type de congé, sont affichés :
    • Acquis : Total des droits accordés pour la période.
      Les congés pour lesquels il n’y a pas de gestion de droits n’affichent pas de valeur.
    • Cumul : Total des droits consommés à ce jour.
      Toujours affiché si non nul.
    • Solde : Acquis – Cumul
      Affiché uniquement si un droit existe.
  • Historiques
    Liste l’ensemble des Congés ou les Autres absences enregistrés pour le salarié sélectionné.
    L’affichage alternatif de l’une ou l’autre de ces catégories d’absences est réalisé par une boite de sélection.
    Les libellés “Congés” et “Autres absences” peuvent être personnalisés dans les paramètres.
    Sont indiqués :
    • Couleur
    • Type : Libellé du type d’absence
    • Début : Date de départ (incluse)
    • Fin : Date de fin (incluse) si différente de la date de départ
    • Durée : En jours, heures ou demi-journée (AM: matin, PM: après-midi)
    • Année : Année de référence du droit (si applicable)
    • Commentaire : Icône indiquant la présence d’une note associée au congé. Il suffit de cliquer pour la consulter.

    Le bouton Nouveau permet de créer un “congé” ou une “autre absence”, selon l’affichage en cours. (voir Dialogue )
    Il est possible de cliquer 2 fois sur la ligne d’un congé pour accéder à sa définition et/ou le modifier.

    Le bouton & (Ajouter à tous) autorise la saisie en une seule opération, d’une période d’absence commune à tous les employés du “service” sélectionné.

Ce dialogue est accessible aux utilisateurs disposant des droits d’accès suffisants. On y accède à partir de la fiche de Situation, ou du Planning.

La saisie prend en compte les éléments suivants :

  • Salarié : le nom du salériés concerné. Il ne peut être modifié, il faut donc se trouver sur sa fiche ou dans la bonne ligne du planning avant d’ouvrir ce dialogue.
  • Type : choix du type d’absence ou de congé ou de l’absence. En fonction de cette sélection, certains champs seront ou non visibles.
  • Année : année de référence pour le droit (si applicable)
  • Solde : total des droits disponibles en tenant compte des congés déjà enregistrés (si applicable)
  • Du : date de début. La couleur vire au rouge si le jour n’est pas ouvré (travaillé) ou s’il est férié.
  • Au : date de fin. Automatiquement supérieure ou égale à la date de départ.
  • De … A : heures et minutes de début et de fin pour les absences en durée horaire.
  • Soit : durée totale calculée automatiquement en fonction des jours ouvrés, fériés et du mode de décompte défini pour le salarié.
  • MatinAprès-midiJournée : définition de la durée pour les congés en demie-journée.
  • Info : informations complémentaires (255 caractères maxi).

Sauf si le type d’absence a été explicitement déclaré en saisie libre, la validation implique le respect des règles élémentaires suivantes :

    • dates correctes,
    • jours ouvrés en début et en fin (sauf option),
    • solde disponible suffisant au jour du départ, en tenant compte de la date d’acquisition des droits.

NB : Un utilisateur disposant des droits d’accès suffisants reçoit cependant un dialogue lui permettant de forcer l’acceptation du congé.

Remarque : La petite fiche en haut et à droite de la zone de Type affiche éventuellement dans une info-bulle des informations concernant le type d’absence sélectionné.

Cette vue individuelle regroupe en une seule fenetre, les “congés” et “autres absences” d’un salarié dans un calendrier de l’année civile.

Une légende des couleurs de congés est affichable en bas de grille.
Certaines couleurs peuvent être configurées dans les paramètres de l’application.

Le survol d’un jour férié affiche son libellé.

Le planning permet la comparaison des périodes d’absence au sein du service sélectionné. Il couvre l’année civile à raison d’une case par jour.

L’affichage alternatif de l’une ou l’autre de ces catégories d’absences est réalisé par une boite de sélection.
Les boutons de navigation permettent de passer de mois en mois et de semaine en semaine.
Les salariés peuvent être regroupés en fonction de rubriques.

Deux boutons permettent d’afficher ou masquer les numéros de semaine, ainsi que la légende.

Le survol d’un congé affiche son détail dans une bulle jaune. Il est également possible d’accéder au dialogue en cliquant deux fois sur la case correspondante.
En survolant un jour férié dans l’entête il est possible de voir son libellé.

Désactiver l’option noms complets permet de réduire ou non la largeur de la colonne de gauche en utilisant les codes employés au lieu des noms.

Une légende des couleurs de congés est affichable en bas de grille.
Certaines couleurs (séparation des semaines, séparation des mois, des week-end, des fériés) peuvent être configurées dans les paramètres de l’application.

Ce module permet d’analyser les données de la base sous différentes vues :

  • Situation : Droit, cumul, solde des droits de chaque salarié, par catégorie et type d’absence, et par année de droit.
  • Historique : Liste de tous les congés, par catégorie et type d’absence, et dans un intervale de dates.
  • Décompte : Volume de droits consommés par chaque salarié, par catégorie et type d’absence, par mois. Il est également possible de différencier les droits reportés, courants, et anticipés.
  • Ventilation : Nombre de jours de congés pour chaque jour de la semaine, les jours ouvrés, les jours ouvrables, et fériés.
  • Attributions : Historique des attributions de droitspar type de d’absence, pour une période.
  • Droits : Ventilation mensuelle des droits acquis en fonction de leurs dates d’attribution.

Ces tableaux peuvent être imprimés et/ou exportés via le menu habituel.

Liste des libellés de services dans lesquels sont répartis les salariés.

  • Nouveau : Créer un nouveau service
  • Double clic sur une ligne : Accès au dialogue de modification d’un service

Dialogue service :

  • Libellé : 20 caractères maxi

Liste des salariés avec leurs caractéristiques. Les numéros à gauche permettent simplement de faciliter le décompte.

  • Nouveau : Créer un nouveau salarié
  • Double clic : Accès au dialogue de modification d’un salarié
  • Classement : Dialogue affichant la liste des salariés avec leur numéro d’ordre. Utiliser la souris pour modifier leur classement.

Dialogue :

  • Code : Code interne ou abbréviation utilisable dans le planning d’absences
  • Nom : 50 caractères maxi
  • Prénom : 50 caractères maxi
  • Entrée : Date d’entrée dans l’entreprise.
  • Sortie : Date de sortie de l’entreprise.
    Important :
    • En dehors de ces dates, le salarié apparait en grisé dans le planning.
    • Les salariés non présents à la date du jour ne sont pas visibles dans le reste de l’application !
  • masquer dans le planning : permet de ne pas afficher un salarié dans le planning, sans pour autant lui attribuer de date de sortie.
  • Décompte des congés :
    • en jours ouvrés : Comptera les jours déclarés ouvrés
    • en jours ouvrables : Comptera les jours déclarés ouvrables
      Ces types de jours sont déclarés dans les Paramètres de l’application.
  • Service : “Service” d’affectation, parmi ceux disponibles.
    Important :
    • La suppression d’un service ou est placé un salarié efface ce champ. Le salarié n’est alors plus visible que dans la sélection (Tous les services)
  • Rubriques 1, 2, 3 , 4 : leur libellé dépend de la personnalisation effectuée dans les options. Indiquer ici le nom d’un lieu, d’un emploi, d’une catégorie… La valeur peut être nouvelle ou sélectionnée dans une liste.

Liste des types d’absence.

  • Nouveau : Créer un nouveau type
  • Double clic : Accès au dialogue de modification
  • Classement : Dialogue affichant la liste des absences avec leur numéro d’ordre. Utiliser la souris pour modifier leur classement.

Dialogue :

  • Code : Code interne, utilisé dans les différentes légendes.
  • Position : Ordre d’affichage
  • Libellé : 50 caractères maxi
  • Type :
    • CONGÉ : Apparaîssent dans la partie droite de la Situation.
      • avec droits : gestion d’un compteur de droits annuels, et contrôle du solde à la saisie.
      • congé payé : possibilité d’appliquer certaines règles de calculs spécifiques définies dans les Paramètres.
      • saisie libre : aucun contrôle ne sera effectué sur la saisie.
      • durée en jours calendaires : la durée correspond simplement au nombre de jours du calendrier.
    • AUTRE ÉVÉNEMENT : Absences non considérées comme des arrêts de travail, ou que l’on ne souhaite pas afficher dans le même planning que les congés (ex: formations).
      • durée en jours ouvrables : la durée inclu les jours ouvrables. Par défaut elle n’inclu que les jours ouvrés.
  • Couleur : Cliquer pour définir la couleur devant identifier cette absence.
  • Unité : Unité de durée à utiliser pour ce type d’absence.
    • JOUR : nombre entier de jours (1, 2 … N)
    • DEMIE : matin, après-midi, journée
    • HEURE : de 1 mn à 23 h 59 mn
  • Création : Précise si l’absence peut être crée par un utilisateur salariémanager, ou gestionnaire (manager avec gestion des tables)
  • Infos : Texte d’information qui s’affichera comme info-bulle à côté du type de congé dans le dialogue de saisie d’absence.
    Il est possible d’utiliser quelques balises HTML pour la mise en forme :
    • <b>…</b> : Gras
    • <i>…</i> : Iitalique
    • <u>…</u> : Souligné
    • <br> : Retour à la ligne

Liste des jours fériés.
Ceux-ci seront décomptés des durées de congés, et visualisés dans le planning et le calendrier.

  • Nouveau : Créer un nouveau férié
  • Double clic : Accès au dialogue de modification

Dialogue :

  • Date : Date du jour.
  • Libellé : Libellé qui pourra être affiché dans le planning ou le calendrier.

Important : Les jours fériés doivent être définis avant toute prise de congé pour éviter les erreurs dans les calculs de durée.

Historique des droits à congé accordés par salarié.

Le cumul des droits pour un congé donné et une année de référence constitue la valeur du compteur. Le logiciel offre donc la possiblité d’attribuer des droits (ex: récupérations) en plusieurs fois, ce qui facilite et fiabilise la gestion.

  • Nouveau : Accorder un droit
  • & (Ajouter à tous) : Accorder un même droit à tous les salariés du service sélectionné
  • Double clic : Accès au dialogue de modification

Dialogue :

  • Salarié : Nom du salarié
  • Type : Type de congé concerné
  • Libellé : Texte d’explication facultatif
  • Année : Année de référence
  • Valeur : Nombre de jours ou d’heures
  • NEGATIF : c’est option permet de “consommer” des droits sans avoir à créer des congés, par exemple en cas de régularisation.
  • Acquis le : Date à partir de laquelle ce droit sera consommable. Autrement dit la date de début au plus tôt des congés pouvant puiser dans ce droit.

Dialogue de changement du mot de passe de l’utilisateur courant :

  • Actuel : Mot de passe actuel
  • Nouveau : Nouveau mot de passe
  • 2ème saisie : Texte d’explication facultatif

Le mot de passe doit comporter de 3 à 20 caractères.
La dfférence entre majuscules et majuscules est prise en compte.

Remarque : Le nouveau mot de passe est immédiatement actif.

Liste des utilisateurs de l’application et de leurs droits d’accès.

  • Nouveau : Créer un utilisateur
  • Double clic : Accès au dialogue de modification

Dialogue :

  • Salarié : Nom du salarié. Il est nom modifiable une fois créé.
  • Utilisateur : Nom de connexion (1 à 20 caractères), les majuscules/minuscules sont à respecter .
  • Initialiser le mot de passe : Redonne la valeur du nom d’Utilisateur au mot de passe, au cas où l’utilisateur l’aurait oublié par exemple.
  • Actif : Permet de verrouiller temporairement l’accès à l’application pour cet utilisateur.
  • Manager : conditionne l’accès aux modules de management suivants :
  • Droits d’accès “manager” :
    • Sélection du service de gestion, choisir (Tous les services) pour un accès complet à l’ensemble de la société.
    • consultation : aucune saisie n’est autorisée
    • gestion des congés : saisie des congés sous condition du respect des règles de saisie et de contrôle du solde
    • gestion des tables, droits et congés : idem + possibilité d’outre-passer les règles de saisie, édition des tables, attribution des droits.
    • gestion et administration des options : idem + gestion des paramètres de l’application
    • administration complète : idem + gestion des utilisateurs (sauf administrateurs)

NB : L’utilisateur admin n’est jamais affiché. Il dispose des droits les plus étendus.

Fenêtre de définition d’un certain nombre de comportements de l’application :

  •  Personnalisations
    • Libellés personnalisés : possibilité d’adapter les termes affichés aux cas où l’on souhaite gérer autre chose que des congés.
      • Services : unité de répartition administrative des salariés (ex. : unité, section, département…)
      • Tous les services : désignation de l’ensemble des unités de répartition (ex. : Toutes les unités, Toutes les sections…)
      • Congés : dénomination de l’absence (ex. : tâches, réalisations, périodes…)
      •  
      Autres absences : dénomination de l’absence dans le second planning (ex. : prévisions, demandes…)
    • Rubriques de tri : désignation des critères permettant de regrouper les salariés (ex. : équipe, emploi, catégorie…). Les valeurs effectives seront indiquées dans les fiches salariés.
      • Rubrique 1
      • Rubrique 2
      • Rubrique 3
      • Rubrique 4
    • Options
      • Format d’année N/N+1 (2006/2007) : pour la fiche Situation
      • Afficher les noms en abrégé : pour le Planning
      • Griser les week-end
      • Griser les jours fériés
      • Masquer les week-end : permet de condenser le Planning
      • Week-end par dessus congés : les congés chevauchat un week-end appraîtront coupés dans le Planning
      • Afficher les drois année N-1 : affiche les droits de l’année précédente dans la Situation
      • Afficher les droits année N+1 : affiche les droits de l’année suivante dans la Situation
    • Couleurs : s’appliquent au Planning et au Calendrier
      •  
    Jours fériés
      • Week-end
      • Jours non affectés : où le salarié n’est pas dans l’entreprise, c’est à dire en dehors des dates d’entrée et de sortie
      • Séparation des semaines
      • Séparation des mois
      • Séparation des groupes
  • Congés
    • Début de la période de congés : essentiellement le mois de l’année (en général Juin) ou re-démarre le cumul des droits congés payés
    • Equivalence journée en minutes : permet de convertir dans les graphiques, les heures avec les journées
    • Options d’accès
      • Accès au planning du service : autorise l’accès au Planning pour les utilisateurs “Agent”
      • Accès au planning général : conditionné par le précédent. Permet un accès en consultation au planning de toute l’entreprise
    • Décomptes en jours ouvrables : règles spécifiques de décompte des “congé payé” si le salarié à un statut “ouvrable”
      • inclure les fériés tombant un samedi
      • inclure samedi, si le congé se termine un vendredi
    • Divers :
      • Fin de congé possible un jour ouvrable (non ouvré) : augmente la tolérance à des fins d’affichage dans le planning
  • Semaines
      • Jours ouvrés (de travail) : définition des jours ouvrés
      • Jours ouvrables : définition des jours ouvrables
  • Système
    • Ecart de temps serveur (en heures) : écart de temps autorisé entre l’horloge du poste serveur et celles des postes clients. En cas de décalage horaire par exemple, il faut veiller à modifier cet intervale.
    • Purger le cache de données :
      Peut optimiser les temps de connexion après le traitement d’un important volume de données. Cette commande nécessite une reconnexion.
      Remarque : Effectué automatiquement une fois par jour, et à chaque redémarrage du serveur.
    • Sauvegarder la base :
      Génère un fichier de sauvegarde daté sur le serveur dans le dossier “\backup”.
      Remarque : Effectué automatiquement une fois par jour.
    • Recalculer les congés :
      Permet de corriger des erreurs de calcul dans la durée des congés en cas de modification des jours fériés, ou du statut ouvrable/ouvré d’un salarié. Un intervale de dates doit être précisé. Cette action commande peut être relativement longue, et nécessite une reconnexion.
      Remarque : A utiliser avec précaution

Cette commande permet de forcer le raffraichissement des informations en provenance des autres postes.
Un raffraîchissement automatique des données à normalement lieu toutes les 1 minutes. Cette commande permet de le rendre immédiat, notamment en cas de travail en binôme sur des données.

NB : Cette commande n’est accessible qu’aux utilisateurs “manager”.

Il est pas utile de quitter l’application en cours de journée d’autant qu’elle n’utilise pas les ressources réseau quand elle n’est pas active.

Vous pouvez néanmoins utiliser cette commande si vous souhaitez :

  • vous reconnecter sous une autre identité
  • partager votre poste avec une autre personne
  • vous absenter de votre poste en protégeant vos données

1/ menu Tables – Services
Définir tout d’abord la liste des services d’affectation des salariés

2/ menu Tables – Salariés
Créer toute ou partie de vos salariés en veillant bien à indiquer :  – une date de d’entrée (par ex. 01/01/2011)  – pas de date de sortie  – le mode de décompte des congés payés (jours ouvrables/ouvrés)  – le service d’affectation

3/  menu Tables – Absences
Définir les types d’absences souhaités Par exemple CP (Congés Payés) en prenant garde à :   – Type : CONGE     Attention : le type “autre” n’est à utiliser qu’exceptionnellement pour des astreintes, formations, déplacements.   – option “avec droits” pour les congés payés, rtt, récupérations   – option “congé payé” pour permettre le décompte correct en jours ouvrables/ouvrés

4/  menu Tables – Fériés
La liste des jours fériés est à compléter avant toute saisie d’absence . Les jours fériés seront automatiquement décomptés de la durée des congés.

5/ menu Fichier – Paramètres 
rubrique Congés : option “Début période de congés”    indiquer 01/01/2011 ou 01/06/2011 selon votre mode de gestion
rubrique Semaines :  vérifier les options “Jours ouvrés” et “Jours ouvrables”

6/ menu Gestion – Droits
Attribution initiale des droits à congés pour les salariés (bouton Nouveau) Attention à l’année de droit, et à la “Date d’acquisition” Un congé antérieur à la date d’acquisition ne peut utiliser les droits acquis avant cette date. En cas d’attribution de droits mensuellement, il est recommandé d’effectuer des saisies distinctes (et non pas modifier les droits existants) afin de permettre une traçabilité. Les différents droits pour une même année sont automatiquement cumulés (voir menu Suivi – Situation).

7/ menu Suivi – Situation
bouton “Nouveau” (au dessus de l’Historique) pour saisir un congé

8/ menu Management – Planning
double clic dans une case pour créer un congé

MODULE SERVEUR

Cette installation convient à une utilisation sur un seul poste d’utilisation.

  • Exécutez simplement le programme d’installation en sélectionnant bien les deux modules Serveur et Client.
    NB : Une fois lancée, l’application serveur est visible dans la zone de notification (à coté de l’horloge). Cliquer sur son icône pour l’activer.
  • Lancer l’application cliente à partir de son icône sur le bureau

Il n’y a aucun paramètrage à effectuer, l’adresse de l’hôte dans la fenêtre de connexion du client est prédéfinie avec la valeur localhost.

Le serveur soit toujours être lancé avant le client. Ceci peut être assuré automatiquement en cochant l’option Démarrage automatique du serveur.

Inscrit l’application serveur dans la base de registres de Windows afin qu’elle soit automatiquement lancée à chaque démarrage du système.

Pour annuler ce démarrage automatique il suffit de décocher le menu.

Sur le poste serveur :

  • Effectuer une installation complète (Serveur et Clientà partir du programme d’installation
    NB : Une fois lancée, l’application serveur est visible sur le poste serveur dans la zone de notification (à coté de l’horloge). Cliquer sur son icône pour l’activer.
  • Lancer l’application serveur (si nécessaire)
    menu Démarrer – Programmes – Top Conges – Serveur Top Congés
  • Noter l’adresse IP ou le nom réseau de la machine
  • Noter le Port de communication utilisé.
    En cas d’installation derrière un pare-feu, c’est le moment de configurer le port adéquat.

Sur chaque poste client :

  • Exécuter le programme d’installation en ne sélectionnant que le logiciel Client
  • Lancer l’application cliente à partir de l’icône Top Congés sur votre bureau pour effectuer une 1ère connexion
    Cliquer sur le bouton “Options” pour définir les bons paramètres d’IP et éventuellement de Port

NB : Les mises à jour ultérieures des postes clients seront automatiques.

Pour une installation plus sécurisée sur un poste serveur, il est possible d’enregistrer l’application comme service système de Windows.

  • Installer et noter les paramètres du poste serveur
  • Arrêter l’application serveur
  • menu Démarrer – Exécuter
    taper (avec les guillemets) : “C:\Program Files\Top Conges\CongesSrv.exe” /install
    (en supposant qu’il s’agit du dossier d’installation de l’application)
    Un message devrait vous confirmer l’installation du service.
  • menu Démarrer – Exécuter
    taper (avec les guillemets) : net start Conges

Le fonctionnement en tant que service ne permet pas l’accès aux fonctions de l’application serveur. Pour y accéder ponctuellement, il faut donc :

  • Arrêter le service
    menu Démarrer – Exécuter…
    taper (avec les guillemets) : net stop Conges
  • Lancer l’application serveur
    menu Démarrer – Programmes – Top Conges – Serveur Top Congés

Bloque tous les accès client au serveur sans arrêter l’application.
Les postes clients reçoivent un message de déconnexion dans un délai d’une minute.

L’interface du serveur devient grise.

Libère l’accès au serveur après une suspension.

L’interface du serveur redevient jaune.

Force la réalisation d’une sauvegarde de la base de donnée dans le sous-dossier \BACKUP d’installation du serveur.

Le fichier est nommé selon la date du jour sous la forme : CONGES_AAAA_MM_JJ.FD_
(A : année, M : mois, J : jour)

NB : Une sauvegarde automatique est déjà réalisée tout les jours juste après 00h00.

Permet de remplacer la base de donnée actuelle par une sauvegarde.
Le mot de passe de l’administrateur est nécessaire pour y accéder.

NB : Cette opération peut occasionner des pertes de données pour peu que l’on se trompe de fichier !

Affiche l’adresse IP de la carte réseau installée sur le serveur.

Cette valeur est à reporter sur chacun des postes clients que l’on souhaite connecter pour la 1ère fois.

Le changement du numéro de port n’est à priori utile qu’en cas de contraintes de sécurité dues à un pare-feu.

Cette valeur est à reporter sur chacun des postes clients que l’on souhaitera connecter.

Permet de visualiser le fichier CONGES_semaine_X.LOG situé dans le sous-dossier \TRACE d’installation du serveur.

A raison d’un fichier par semaine, il répertorie les dates de démarrage et d’arrêt et les disfonctionnements éventuels.

La mise à jour de l’application est centralisée et automatique à partir du poste serveur :

  • Arrêter le serveur (application ou service)
  • Exécuter le programme de mise à jour
  • Relancer le serveur

Les postes clients effectueront automatiquement leur mise à jour à leur prochaine connexion.

Parxtralog

Transférer les données vers un autre ordinateur

Vous pouvez avoir besoin de continuer à travailler sur un autre ordinateur, ou changer de machine en cas de problème.

  1. Munissez-vous d’une clef USB
  2. Sur le premier ordinateur
    Sauvegardez vos données
    menu Options – Sauvegardes – Sauvegarder l’agenda…
    Sélectionnez votre clef USB comme destination, et indiquez un nom de fichier (par exemple “Mon agenda”)
  3. Téléchargez et installez l’application Calendrier Xtra sur la nouvelle machine
  4. Restaurez la sauvegarde
    menu Options – Sauvegardes – Restaurer un agenda…
    Sélectionnez dans la clef USB votre fichier de sauvegarde

NB: Les données du Calendrier Xtra présentes sur la nouvelle machine seront remplacées définitivement !

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Programmer un anniversaire

  • Choisissez le mois et le jour préféré dans le petit calendrier à gauche de l’écran.
  • Cliquez sur Ajoutez une tâche
  • Puis cliquez sur Type pour choisir une couleur
  • Entrez un message dans la zone de texte

Pour que la date d’anniversaire soit mémorisée pour les années suivantes :

  • Allez dans Programmation
  • Cliquez sur tous les ans,
  • Et sélectionnez la date de fin
  • Cliquez sur Valider
  • et votre message apparaîtra sur l’écran à l’emplacement indiqué.
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Configuration

  • Système d’exploitation : Windows 98, 2000, XP, (2003, Vista)
  • Processeur : 300 MGHz ou supérieur
  • Affichage : 1024×768 recommandé
  • Mémoire vive : 512 Mo
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Modifier le dossier des données

Les données de l’application sont enregistrées par défaut dans le dossier Mes documents\Calendrier Xtra
Cet emplacement a pour but de faciliter l’accès à vos données et de vous permettre aussi de les sauvegarder facilement.

Si vous souhaiter cependant changer ce dossier,

  1. Fermez le Calendrier Xtra
    menu Options – Arrêter l’application
  2. Placez vous dans le dossier d’installation 
    C:\Program files\Calendrier
  3. Créez un fichier texte contenant les informations suivantes :
    [Data]
    Localisation=C:\Mon dossier
    et enregistrez-le avec pour nom : Cld2000.ini
  4. Déplacez le contenu de votre dossier de données
    Mes Documents\Calendrier Xtra vers ce nouvel emplacement

Tant que ce fichier d’option sera présent dans votre dossier d’installation, c’est ce dossier qui sera pris en compte lors au démarrage .
En le supprimant, vous reviendrai à l’emplacement d’origine.

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Mise à jour annuelle

Rappel : Le Calendrier Xtra est un logiciel édité et diffusé gratuitement chaque année depuis 2001.
Il est volontairement limité au 31 décembre de l’année civile en cours, la mise à jour pour l’année suivante étant disponible dès Septembre.
Nous vous recommandons donc d’effectuer cette mise à jour avant la fin de l’année pour éviter tout interruption dans son fonctionnement.

L’installation de la nouvelle version (mise à jour) remplace automatiquement l’ancienne, et vos données antérieures sont conservés et toujours accessibles.

Important : Pour passer de 2008 à 2009, il ne faut pas désinstaller l’application, autrement les données antérieures seront effacées.

  1. Stopper l’application Calendrier Xtra
    menu Options – Arrêter l’application
    NB : Cette étape est indispensable, que ce soit pour une mise à jour, ou une désinstallation.
    En cas d’impossibilité, se reporter à la rubrique “Problèmes d’installation” en page 2.
  2. Confirmer la sortie de l’application en cliquant sur «Oui»
  3. Télécharger et installer l’application à partir de notre site internet

NB : Valider les demandes de confirmation, et passez outre les éventuels messages de Windows

Important : ne pas modifier le dossier d’installation du programme qui doit s’installer au même endroit que le précédent.

1ER CAS :
Message : «La date dépasse le 31/12/2008»
Contourner le problème en modifiant temporairement l’horloge :
– modifier la date de votre ordinateur : par exemple le 31/12/2008
menu Démarrer – Panneau de configuration – Date & Heure.
– puis, suivre la «Procédure de base» (étape 1,2,3) en page 1
– pour finir, remettre la date de votre ordinateur à jour

AUTRE CAS :
Si la procédure n’a pas été suivie correctement dès le début, notamment l’arrêt préalable de l’application, il est possible que certains messages d’erreur persistent : violation d’accès, erreurs à répétition.

1bis – Forcer l’arrêt de l’application :
 Au clavier, presser simultanément :
 Ctrl + Alt +Suppr
 Dans le Gestionnaire de tâches de Windows :
 1 – onglet Processus
 2 – sélectionner  « Cld2000.exe »
 3 – bouton « Terminer le processus »
 4 – fermer la fenêtre
 Poursuivre ensuite à l’étape 3 (page 1)

Exceptionnellement, notamment à cause de certains antivirus ou options de sécurité, il est possible que les données antérieures ait disparu après la mise à jour.

Dans ce cas, il faut restaurer la sauvegarde effectuée avant la mise à jour :
 menu Options -> Sauvegardes –> Restaurer une sauvegarde…

Autrement, pas d’inquiétude car l’application effectue une sauvegarde automatique des données avant la mise à jour.

1 – Stopper l’application Calendrier Xtra
  menu Options -> Arrêter l’application
Au cas où cette méthode ne fonctionne pas, utiliser la procédure 1bis
En passant par le « Poste de travail »

2 – Sélectionner le fichier
     Mes Documents \ Calendrier \ JOURS.ARCHIVE
     menu Edition -> Copier

3 – Ouvrir le dossier
    Mes Documents \ Calendrier \

4  – Enlever la base de donnée erronée
    supprimer le fichier JOURS.EDB

5 – Mettre en place la sauvegarde
    menu Edition -> Coller

6 – Mettre en place la base de donnée cliquer droit sur JOURS.ARCHIVE
   -> Renommer…
   et le renommer en JOURS.EDB

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Installation

  1. Téléchargez depuis notre site internet la dernière version de l’application.
  2. Cliquez sur le programme d’installation et validez les différentes étapes.
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Saisie groupée de congés

Question : ​Puis je créer un congés pour tous les salariés d’un service en une seule saisie ?

Exemple : 1 journée de CONGE PAYE imposé ?
C’est un besoin fréquent pour lequel une fonctionnalité particulière existe dans nos deux logiciels GECO MANAGER et TOP CONGES.

1/ Sélectionner le service

menu Suivi > Situation

Sélectionner dans la liste le service, ou tous les services si l’ensemble du personnel est concerné.
Puis cliquer sur le bouton &   (Ajouter à tous)

2/ Saisie groupée

Dans la fenêtre de création de congé, en lieu et place du  nom du salarié est affichée la mention (Pour toute la sélection…) qui confirme le caractère global de la saisie.Lors de la validation (bouton Valider), une confirmation vous sera demandée.

3/ Visualisation

menu Management > Planning

4/ Annulation d’une saisie

Il est possible que vous ayez à modifier ou annuler une saisie groupée erronée.
Cliquer 2 fois sur n’importe lequel des congés en question.

le menu Options > Suppression groupée… est accessible et vous permettra d’annuler en une fois l’ensemble des congés concernés.

NB : les contrôles de solde disponible ou de chevauchement de congés ne sont pas effectués individuellement lors d’une saisie groupée.

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Récupération d’heures et de weekend

Lorsque les salariés sont amenés à effectuer des heures supplémentaires, il est important de pouvoir déclarer, contrôler et valider ces événements, avant de pouvoir les cumuler dans un compteur de récupérations.
C’est cette chaîne de traitements que GECO MANAGER permet désormais de gérer de façon dématérialisée et décentralisée.

Dans la même logique vous pouvez aussi déclarer les jours travaillés supplémentaires sur des journées fériées ou des weekend.

La configuration se fait en 2 étapes :

1/ Définir (s’il n’existe pas) un compteur de RÉCUPÉRATION
menu Gestion > Tables diverses > Compteurs 
Si vous n’en avez pas encore, cliquez sur “Ajouter” pour créez ce compteur (en heures), qui cumulera les droits générés par les heures supplémentaires déclarées. 
N’oubliez pas d’activer l’option “gestion de droits et soldes”.

2/ Définir un compteur pour la déclaration HEURE SUPPLÉMENTAIRE
menu Gestion > Tables diverses > Compteurs 

Bouton “Ajouter”
Indiquez que cet événement est une “PRESENCE” (et non une ABSENCE), en HEURES.
N’activez pas la “Gestion des droits et soldes” car la saisie doit être libre. Cochez “Usage particulier” “Heures supplémentaires”. Sélectionnez le nom du compteur de récupération (défini à l’étape 1) dans la liste ” A reverser dans”. Précisez à quelle date les droits seront acquis par rapport à l’événement générateur. Pour finir, sélectionnez le Workflow (circuit) de validation à appliquer pour cette déclaration d’heure supplémentaire.

Une fois le compteur en place, les salariés peuvent poser leur “demandes” en utilisant le même menu que pour les congés.

  • Pour les déclarations d’heures supplémentaires : le jour doit impérativement être travaillé pour le salarié. Mais les heures ne sont pas contrôlées (sauf règles additionnelles).
  • Pour les déclarations de jours travaillés : le jour ne doit pas être travaillé, ou doit être férié.

NB : il est toujours possible d’ajouter des contraintes de validation complémentaires via le module Gestion > Règles de congés 

Dès la demande posée, les droits “Utilisés” sont mis à jour, et le droit généré peut être consulté dans le détail du compteur de RECUPERATION.
Dans l’exemple affiché, le droit généré est ouvert dès le 22/10, soit J-1 par rapport à la date de l’événement.

En résumé :

Pour les heures supplémentaires

  • 1 compteur de “présence”, sans droits, pour les déclaration (HS)
  • 1 compteur d’ “absence”, avec droits, pour les prises d’heures de récupération (RCH)

Pour les jours travaillés :

  • 1 compteur de “présence”, sans droits, pour les déclaration (JT)
  • 1 compteur d’ “absence”, avec droits, pour les congés de récupération (RC)

L’unité du compteur de présence doit bien sûr correspondre à celle du compteur de droits. Et vous pouvez tout à fait définir plusieurs compteurs de présence pour différencier les types événements et appliquer des règles particulières de contrôle.

Pour être complet, notez que si vous avez plutôt besoin d’enregistrer des changements dans l’horaire de la journée avec des heures en plus ou en moins, mais sans visualisation dans le planning, utilisez plutôt le module de Suivi horaire (article à venir) qui est tout indiqué.