Archive de l’étiquette TOP CONGÉS

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Saisie groupée de congés

Question : ​Puis je créer un congés pour tous les salariés d’un service en une seule saisie ?

Exemple : 1 journée de CONGE PAYE imposé ?
C’est un besoin fréquent pour lequel une fonctionnalité particulière existe dans nos deux logiciels GECO MANAGER et TOP CONGES.

1/ Sélectionner le service

menu Suivi > Situation

Sélectionner dans la liste le service, ou tous les services si l’ensemble du personnel est concerné.
Puis cliquer sur le bouton &   (Ajouter à tous)

2/ Saisie groupée

Dans la fenêtre de création de congé, en lieu et place du  nom du salarié est affichée la mention (Pour toute la sélection…) qui confirme le caractère global de la saisie.Lors de la validation (bouton Valider), une confirmation vous sera demandée.

3/ Visualisation

menu Management > Planning

4/ Annulation d’une saisie

Il est possible que vous ayez à modifier ou annuler une saisie groupée erronée.
Cliquer 2 fois sur n’importe lequel des congés en question.

le menu Options > Suppression groupée… est accessible et vous permettra d’annuler en une fois l’ensemble des congés concernés.

NB : les contrôles de solde disponible ou de chevauchement de congés ne sont pas effectués individuellement lors d’une saisie groupée.

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Exportation du planning sous Excel

L’une des principales qualités de TOP CONGES sans conteste son planning de visualisation.

  • visualisation, interaction, légendes, rapidité d’affichage, regroupements par services, etc.
  • partage réseau sécurisé, simultané et massivement multi-utilisateur
  • impression facile et fidèle, et exportation sous forme d’image JPEG

Malgré tout, beaucoup d’utilisateurs conservent un attachement viscéral pour leur tableur pour sa souplesse, et ses possibilités illimités de personnalisation.
Aussi, nous avons fini par céder à leurs demandes insistantes et développer ce module d’exportation au format XLS [édition Professionnelle].

Maintenant vous pourrez aller encore plus loin dans vos personnalisations du planning… tout y passant beaucoup moins de temps !
NB : ne pouvant gérer l’affichage des demi-journées, la mention 1/2 sera indiquée dans les cases concernées.

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TOP CONGÉS – version 3.972

– Mai 2017 –

Dialogue congé

 * (fix) pas de recalcul du congé si changement d’horaire (horaire lié au congé et non plus au salarié) 

* (upd) possibilité de visualiser l’horaire précédent et actuel dans le congé (si changement) 

* (upd) alerte préventive si le congé modifié va changer d’horaire lié
Exemple :
Dans le cas d’un congé saisi pour une durée de 28h00 sur un ancien horaire avec le Mercredi PM libre.
La nouvelle liaison congé/horaire garanti que la durée indiquée dans la colonne cumul, reste celle d’origine.Par contre, en cas de modification (message de confirmation préventif), il passera à 31h00 en raison du changement d’horaire.

Images intégrées 1

Tables > Horaires 

* (upd) interdiction de modifier un horaire déjà lié à un congé (sauf le libellé) 

* (new) possibilité de copier des horaires 

* (new) possibilité de masquer des horaires non utilisés

Images intégrées 2

Tables > Types d’absences 

* (new) option “durée en jours travaillés” sur la base de l’horaire uniquement

Images intégrées 3
Images intégrées 4

Tables > Vacances scolaires

* (new) Saisie des périodes indicatives de vacances avec leur libellé

Planning 

* (new) bouton “Vacances” pour afficher les périodes de vacances sous les n° de semaines 

=> la couleur est paramétrable via menu Fichier > Paramètres > Planning & Calendrier > Couleurs > Vacances scolaires

Calendrier 

* (new) affichage des périodes de vacances

Images intégrées 8
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Gestion des droits à congés

Il est important de comprendre tout d’abord, que les droits à congés (ou compteurs) sont gérés par année et sous forme d’historique.

  • Par année :
    Il est inutile de créer un compteur à chaque changement d’année, une seule ligne suffit.
    Les droits associés à chaque “année de droit” sont stockés de façon distincte, sans possibilité de mélange. 
  • En historique :
    Dans le module de gestion des droits, vous avez la possibilité de saisir autant de lignes que vous le souhaitez. Les droits portant sur la même année et le même type sont automatiquement cumulés, et produisent un seul total acquis dans la fiche Situation.
    Utilisez cette possibilité pour séparer les attributions et les documenter individuellement. Cela améliorera la traçabilité de votre gestion.

Année de référence

L’année de référence proposée par défaut à la saisie d’un congé est paramétrable dans menu Fichier > Paramètres > Congés > rubrique “début de période de congés”
Il s’agit plus précisément de la date de changement de période de congés. 

La modification de l’année permet de décaler les 3 années de droits visibles dans le module Situation, et de se voir proposer automatiquement cette année de droit lors de la saisie d’un congé.

NB: il ne s’agit pas d’une “ouverture” de droits, ce paramétrage n’a aucune incidence sur les données enregistrées.

Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez choisir d’indiquer la période plutôt que l’année dans les droits et les historiques de congés :

menu Fichier > Paramètres > Personnalisations > options “Format d’année N/N+1”

Attribution de droits à un salarié

Pour attribuer des droits à un collaborateur, sélectionnez-le dans le module Gestion > Droits  puis utilisez le bouton “Nouveau” pour lui attribuer des jours (ou heures en fonction de l’unité de durée définie pour l’absence).

Lors de cette attribution, soyez particulièrement attentif à :

  • l’année (de droit) qui permet la séparation des compteurs annuels
  • la date d’acquisition qui doit être échue pour que le droit soit pris en compte dans le calcul du solde disponible à la date de début du congé.

NB : Si un Type de congé n’apparaît pas dans cette liste, c’est que l’option “avec droits” n’a pas été cochée dans la définition de ce congé module Tables > Absences & autres
L’option “négatif” autorise la saisie de droits correctifs qui vont se déduire du solde.
Ci-dessous l’illustration d’un droit négatif pour corriger les droits initiaux.

Les deux lignes de même type et de même année sont additionnées pour constituer le droit acquis affiché dans la Situation.

Attribution de droits groupée

Dans le module Gestion > Droits vous pouvez aussi utiliser le bouton “&” (attribuer à tous) pour attribuer en une seule saisie  un même volume de droits à tous les salariés du service ou de l’entreprise.

Dans ce cas, la fenêtre de saisie indiquera “(Pour toute la sélection)“, et vous demandera une confirmation.

La ligne sera générée pour chaque salarié, et portera la mention “[groupé]” pour signaler son caractère global.

En cas de mauvaise manipulation, si vous souhaitez annuler cette action, éditez l’une de ces lignes (pour l’un des salariés concernés).Le bouton “Supprimer tout” effectuera la suppression de l’ensemble des lignes de droits issues de la saisie groupée.

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Saisie d’absences en heures

Top Congés permet de personnaliser le décompte de chaque type d’absence:

  • JOUR : une ou plusieurs journées
  • DEMIE : une ou plusieurs journées, ou demi-journée matin ou soir
  • HEURE : heures et minutes.

Décompte horaire brut

La saisie d’une récupération horaire définie en HEURE, peut donc se faire comme ci-dessous :

Ce décompte n’est pas automatique, et ne tient pas compte de la durée effective de travail du salarié, et est limité à une date unique.

Décompte horaire automatique [nouveau]

Cette fonctionnalité permet la saisie d’absences en heures, sur plusieurs jours, en tenant compte des horaires effectifs du salarié.

1/ Définition de l’horaire-type hebdomadaire

menu Gestion > Tables > Horaires

cliquer sur le bouton “Nouveau” pour définir un nouvel horaire

2/ Activation du décompte automatique
menu Gestion > Tables > Absences & Autres

NB: En activant l’option de décompte, vous n’aurez plus la possibilité de saisir que des journées pleines, sur la base de l’horaire de travail.
Si le salarié dispose d’un horaire, ses prises de congés se feront par journées. Le volume d’heures décompté correspondra à la somme des horaires définis pour chaque jour de la semaine.

3/ Attribution de l’horaire au salarié

menu Gestion > Tables > Salariés

NB : cette attribution est optionnelle

4/ Prise de congé

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Saisie d’une absence répétitive

En réponse à une question d’un client :
“Nous avons une absence « mi-temps thérapeutique ». Nous souhaitons mettre cette absence pour la semaine complète. Si on sélectionne une date début et une date de fin, l’option « matin / après-midi » disparaît. Il faut donc poser une absence « après-midi » jour par jour. Comme cette personne doit être absente par demi-journée encore 2 mois, il va falloir faire 60 fois la manipulation. Avez-vous une solution ?”

La solution est très simple, grâce à l’option “Répétition” lors de la saisie de l’absence.

Une fois validée, la série de congés s’affichera comme ci-dessous.

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Demande, validation et notification de congés

La gestion des demandes/validations de congés était l’une des fonctionnalités les plus attendues dans TOP CONGÉS. Notre inquiétude était surtout de conserver toute sa simplicité à l’outil. D’après nos premiers retours, le pari est réussi !

Voyons comment procéder :

Etape 1 – Activation du circuit de validation Editez le type de congé souhaité, précisez par qui est effectuée la saisie des périodes (congés), puis sélectionnez le circuit de validation à appliquer.
– Si vous indiquez “AGENT”, vous aurez le choix entre 3 circuits possibles, 
– Si seul le “MANAGER” effectue les saisies, il ne vous sera proposé qu’un circuit.menu Gestion – Tables – Salariés

Précisez également si vous souhaitez que soit générées automatiquement des notifications emails. Ces notifications interviendront lors de la demande, de la réponse, et éventuellement pour toute modification ou suppression du congé.

Etape 2 – Paramétrage du serveur de mail Assurez-vous ensuite que le champ Email est bien renseigné pour tous vos salariés.

menu Tables – Salariés

Configurez ensuite le serveur de messagerie afin que le poste Serveur soit en mesure d’envoyer les courriels  à partir d’un compte SMTP existant. 

menu Fichier – Paramètres

Personnalisez également si vous le souhaitez, les messages qui seront adressés aux différents acteurs du circuit de validation :

  • Demande de congé : message adressé au validateur (MANAGER) suite à la demande
  • Réponse à la demande : message adressé au salarié (AGENT) suite à la validation de sa demande

Etape 3 – Saisie des demandes Les AGENTs saisissent leur demande de congé sans aucun changement.

Mais, ces demandes (congés non validés) apparaissent sous un style hachuré dans le planning, le calendrier et l’historique.

Etape 4 – Notification par email du manager 
Si l’option a été activée, le MANAGER reçoit immédiatement dans sa boite email (fiche Salarié), l’email de notification configuré plus haut.

Etape 5 – Validation des demandes Le MANAGER se connecte à TOP CONGES et a accès à un nouveau module “Demandes de congés“. Chaque demande apparaît sous un style :

  • hachuré : demande en attente de validation par le MANAGER
  • doublement hachuré : demande pré-validée par le MANAGER et en attente de validation finale du GESTIONNAIRE (cas d’une validation en 2 étapes)

Le validateur à la possibilité d’accepter ou de refuser, et de motiver sa réponse.

Etape 6 – Notification du salarié 
Si l’email du salarié AGENT a été renseigné (fiche Salarié), il recevra immédiatement un courriel de confirmation selon le modèle configuré plus haut.

Etape 7 – Fin

Une fois validées, les demandes sont définitivement des congés comme les autres.

NB : Cette gestion des demandes/validations de congés est disponible dans TOP CONGES [édition Professionnelle]. 

Pour une gestion encore plus avancée du processus de demande/contrôle/validation des congés, nous vous recommandons de consulter notre solution GECO MANAGER.

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Suivi de productivité

TOP CONGÉS est à la base conçu pour la gestion des absences. Mais il peut aussi être adapté pour le suivi de la productivité de vos équipes.

Cette configuration est très simple, voici la marche à suivre :

Etape 1 – Création d’un type d’activité de production 

menu Gestion > Tables > Absences & Autres

Commencez par définir une activité de type “Autre” que vous appellerez par exemple “Production 1”.
Le type “Autre” est obligatoire pour avoir accès à l’option de “production journalière”. La valeur de la production journalière est libre, ce qui vous permet de pondérer vos productions les unes par rapport aux autres.

Etape 2 – Saisie d’une période d’activité

menu Management > Planning

Avant d’ajouter une période, veillez à sélectionner le planning “Autres” ou “Congés & Autres”.
Pour saisir les dates, cliquer 2 fois dans la case du début ou cliquez droit pour le menu.

Etape 3 – Tableau de bord 

menu Synthèse > Productivité

Sélectionnez l’onglet “Productivité”, puis la semaine et l’activité à visualiser.
Notez que si certains salariés sont enregistrés avec des taux d’emploi inférieurs à 100%, la production totalisée sera calculée au prorata.

Cette fonctionnalité est disponible dans TOP CONGÉS  [édition Professionnelle]

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Envoi d’email au salarié

L’usage premier de TOP CONGES est la planification et la gestion efficace des congés en réseau.
Il est donc fréquemment utilisé en complément d’un processus papier (ou email) de suivi des demandes de congés des salariés. C’est dans ce cadre qu’il nous a déjà été demandé de permettre l’envoi de confirmation de saisie, ou de récapitulatif de droits par email.

Nous avons donc introduit 2 systèmes de d’envoi d’email (manuel) au salarié :

  • le premier pour envoyer une confirmation de la saisie d’un congé
  • le deuxième pour permettre l’envoi d’une fiche de situation 

Voici comment les utiliser :

Etape 1 – Renseigner les adresses courriel
Editez tout d’abord la fiche salarié et renseignez le nouveau champ “Adresse mail”
menu Gestion – Tables – Salariés
Etape 2 – Personnalisez le texte des email qui seront générés
menu Fichier – Paramètres – Notifications email
Pour la notification de situation, il s’agit d’un simple message (et son titre) qui accompagnera la fiche de situation en pièce jointe du message.
La notification d’un congé sera elle beaucoup plus adaptable. L’utilisation de champs de fusion vous permettra d’indiquer dans le corps du message des informations précises sur le congé validé (NOM, PRENOM, NATURE, DATE, DUREE, SOLDE, INFO).

Etape 3 – Notification d’un congéValidez simplement votre congé en cochant si besoin la case d’option “notifier par email”.
Remarque : vous pouvez activer cette case par défaut pour certains Types d’absences
 menu Tables – Absences & Autres  – option “notifier par email”

Le message généré est visible dans votre client mail par défaut (Outlook, Thunderbird, Windows Mail…).
Il est personnalisé avec les informations du congé et prêt à être envoyé.

Etape 3bis – Envoi d’une situation
Les utilisateurs de statut Administrateur et Gestionnaire peuvent utiliser le bouton “Envoyer” pour transmettre facilement la fiche de Situation d’un salarié (droits, soldes et historique).

Conclusion

TOP CONGES vous apporte avec ces nouvelles options un moyen de réponse rapide aux demandes d’informations de vos salariés, même s’ils n’ont pas accès à l’application.

Mise à jour 04/2014
TOP CONGES  [édition Professionnelle] inclus une option supplémentaire vous permettant d’envoyer les messages de façon transparente via l’application serveur (SMTP).

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Solder & reporter des droits

Le changement de période de congés au 1er juin dans la plupart des entreprises est l’occasion de se poser la question des soldes de congés annuels non consommés.

Que vous choisissiez de laisser ouverts les droits antérieurs, de les reporter ou de les solder,  TOP CONGES vous permet de conserver vos usages.

NB :  Quand vous saisissez une absence, vous indiquez le type, mais aussi l’année du droit consommé. Les compteurs de chaque année sont donc distincts, et il n’y a a aucun obligation de les purger.

Néanmoins, vous pouvez choisir de reporter des soldes 2010 vers 2011 par exemple, et conserver ainsi un seul compteur. Pour ce faire, il suffit dans le module Gestion – Droits de créer une ligne de débit “-X” (négatif) pour 2010, et une ligne de crédit “X” sur l’année 2011…
Mais si vous avez un nombre important de salariés, cela peut s’avérer fastidieux.

Désormais le nouveau module “Gestion – Solder et reporter les droits” vous permet de réaliser cette opération en quelques clics, pour un salarié ou pour tout votre effectif.

Dans l’exemple ci-dessus, le solde des congés annuels 2010 du salarié sélectionné est reporté vers 2011, avec une date d’acquisition au 01/06/2011.

Nous pouvons vérifier dans “Gestion – Droits” que les lignes correspondantes ont bien été générées.

Notez qu’elles portent l’indication en bleu “[groupé]” qui signale une saisie globale. Un nouveau bouton permet la suppression un un clic de toutes les lignes groupés provenant de la même opération de report, ou de saisie groupée.

Cette fonctionnalité est disponible dans TOP CONGES  [édition Professionnelle] et dans GECO MANAGER. 

Pour être complet, précisions que dans GECO MANAGER le mécanisme de report de droits va un peu plus loin. Dans l’optique de la gestion du compte épargne temps (CET), il permet d’indiquer un plafond de report, et de prendre en compte les éventuels reports successifs.

Comme toujours, n’hésitez pas à nous consulter pour toute information complémentaire.